介護記録のICT化完全ガイド｜タブレット・音声入力・記録ソフトの導入効果と職員のメリット【2026年版】

介護記録のICT化とは｜紙の記録から電子記録への転換

介護記録のICT化とは、これまで手書きの紙やExcelで管理されてきた介護記録（バイタル、食事、排泄、入浴、特記事項、ケア計画、アセスメントなど）を、専用の介護ソフトや汎用のタブレット・スマホ・PCを使って電子的に入力・保存・共有する仕組みのことを指します。「ICT」はInformation and Communication Technologyの略で、単なるデジタル化（紙をPDFにする等）にとどまらず、ネットワークを介して職員間・多職種間で情報を即時に共有し、業務全体の生産性を高める点が大きな特徴です。

狭義のICT化と広義のICT化

狭義のICT化は「介護記録ソフトの導入」を指しますが、広義には次のような要素を含みます。

• 記録ソフト・介護ソフト：ほのぼのNEXT、カイポケ、ワイズマン、ケアコラボ、ナーシングネットなど、記録〜国保連請求まで一気通貫で行えるシステム
• 入力デバイス：iPad・Androidタブレット、業務用スマホ、ハンディターミナル、PC
• 音声入力：マイク・インカム・スマホの音声認識を使った発話による記録入力
• センサー連携：見守りセンサー、バイタル測定機器、排泄予測機器からの自動記録取り込み
• ケアプランデータ連携システム：居宅介護支援事業所と介護サービス事業所の間でケアプランや実績を電子的にやり取りする仕組み（厚生労働省・国保中央会が運用）

なぜ今、介護記録のICT化が急務なのか

厚生労働省の推計では、2040年度に必要となる介護職員は約272万人で、2022年度の215万人から約57万人増やす必要があるとされています。一方で生産年齢人口は減少の一途をたどっており、「人を増やす」だけでは介護需要に応えられません。残された道は「1人あたりの生産性を上げる」こと、つまり記録・申し送り・請求といった間接業務をICTで圧縮し、直接ケアに使える時間を増やすことです。介護記録のICT化はまさにその中核となる取り組みで、2024年度（令和6年度）介護報酬改定でも生産性向上推進体制加算が新設されるなど、政策的にも強く後押しされています。

「電子化」と「ICT化」の違い

注意したいのは、紙の記録をスキャンしてPDFにしただけの「電子化」と、ICT化はまったく別物だということです。電子化は単に媒体を変えただけで業務時間は減りません。ICT化はリアルタイムで職員間に共有され、転記・集計・帳票作成・請求が自動化されることで初めて、「記録時間の半減」「申し送り時間の短縮」「ヒヤリハットの早期共有」といった効果が生まれます。本記事ではこの「業務改革を伴うICT化」を前提に解説していきます。

介護記録ICT化の普及率｜令和6年度の最新データで読み解く

「介護記録のICT化はもう当たり前」という声をよく耳にしますが、実態としてどこまで普及が進んでいるのでしょうか。国・自治体・業界団体の調査データを横断的に確認すると、業種・規模・地域によって導入率に大きな差があることが見えてきます。

1. 介護ソフトの導入率：全国平均は約67.5%

厚生労働省の資料では、調査対象の介護事業所のうち約67.5%が介護ソフトを導入しているとされています（出典：厚生労働省「介護現場におけるICTの利用促進」関連資料）。介護ソフトは記録業務を含む基幹システムであり、3分の2の事業所では何らかの形でICT化が進んでいる計算です。一方で残り約3割の事業所はいまだに紙・Excel中心で運用しており、二極化が鮮明です。

2. 都内特養における令和6年度実態調査

東京都社会福祉協議会・東京都高齢者福祉施設協議会が実施した「令和6年度デジタル機器（介護ロボット・ICT機器）等の導入及び活用に関する実態調査」（有効回答322施設）では、特別養護老人ホームにおける各機器の導入率が次のように報告されています。

• バイタル測定タイプ見守り機器（眠りSCAN等）：活用率42.50%、導入率46.56%
• 画像確認タイプ見守り機器（ネオスケア、シルエット見守り等）：活用率26.02%、導入率29.15%
• 荷重変位測定タイプ見守り機器（M1/M2等）：活用率25.24%、導入率26.18%
• 非装着型移乗支援機器（Hug、SASUKE等）：活用率9.35%、導入率12.15%

注目すべきは、見守り機器の「導入施設における活用率」がいずれも76〜96%と非常に高いことです。「導入したけれど結局使っていない」というケースは少なく、現場で根付いていることがわかります。これは記録ソフトとセンサーが連携することで、自動的にバイタル・睡眠データが介護記録に流し込まれる運用が定着している証拠ともいえます。

3. 厚生労働省のICT導入支援事業効果報告

厚生労働省が令和元年度〜令和3年度にかけて実施したICT導入支援事業の効果報告では、補助金を活用してICTを導入した5,000以上の事業所のうち、約8割が「記録に要する時間が削減された」「記録が充実した」「情報共有がスムーズになった」と回答しています。一方で、「導入時の負担が大きい」「職員のITリテラシーに差がある」といった課題も挙がっており、導入後のフォローアップが効果を左右することがわかります。

4. KPI目標と2026年以降の見通し

政府が示す「介護分野におけるデジタル行財政改革」のロジックモデルでは、ケアプランデータ連携システムを活用する自治体の割合を2026年に80%、2029年に100%とする目標が掲げられています。同時に、生産性向上推進体制加算の取得事業者については「総業務時間の25%減少」「離職率の低下」をアウトカム指標とする方針が示されており、ICT化はもはや「やるかやらないか」ではなく「いつ・どう導入するか」を問う段階に入っています。

主要な介護記録ソフト・システムの特徴と選び方

介護記録ソフトは2020年代に入って急速にクラウド化が進み、現在は数十社以上の製品が市場で競合しています。ここでは特に導入実績が多く、現場での評価も高い代表的なシステムを紹介します。自社の事業形態（特養・老健・グループホーム・通所・訪問など）と合致するものを選ぶことが第一歩です。

1. ほのぼのNEXT（NDソフトウェア）

長年にわたって介護ソフト市場のトップシェアを誇るのが、NDソフトウェアの「ほのぼのNEXT」です。導入事業所数は約7万件超とされ、特養・老健から在宅まで全サービスをカバーします。タブレット入力、音声入力、見守りセンサー連携、インカム連携、バイタル機器連携などフル機能型で、記録から国保連請求、給与計算までワンストップで完結する点が強みです。クラウド版とパッケージ版が選べ、大規模法人にも単独施設にも対応します。

2. カイポケ（エス・エム・エス）

クラウド型介護ソフトとして急成長しているのが「カイポケ」です。スマホ・タブレットでの記録入力、AIによる入力支援、LIFE（科学的介護情報システム）への自動データ連携など、後発ならではの先進機能を備えています。会計・給与・請求書発行・採用管理など周辺サービスとの連携が豊富で、バックオフィス全体をワンストップで効率化したい中小事業所に支持されています。

3. ワイズマンシステムSP（ワイズマン）

医療・介護の連携に強みを持つワイズマン製品で、医療法人グループや病院併設型の介護事業所で多く採用されています。電子カルテとの連携、看護記録との一元管理、ターミナルケア記録などに優れ、看護・リハ職と介護職が同じプラットフォーム上で情報共有できる点が特徴です。

4. ケアコラボ（ケアコラボ株式会社）

「人を中心にしたケア」をコンセプトに掲げるクラウド型サービスで、利用者の生活歴・趣味嗜好・本人の願いなどを記録に紐づけることに重点を置いています。家族との情報共有機能（家族向けタイムライン）やマルチデバイス対応に優れ、グループホームや小規模多機能型居宅介護での評価が高い製品です。

5. ナーシングネット プラスワン（ローザス）

シンプルな操作性と低価格を武器とするクラウド型介護ソフトで、中小規模の事業所に人気があります。法改正やLIFE対応のアップデートが頻繁で、現場のITスキルが高くない職場でも比較的スムーズに定着しやすいとされます。音声入力や手書き入力にも対応し、記録〜国保連請求まで一気通貫で行えます。

6. ケア樹（グッドツリー）

月額システム利用料0円から使えるユニークな料金体系で、小規模事業所の導入ハードルを下げています。記録、ケアプラン、請求、LIFE連携を備え、初期費用を抑えてICT化の第一歩を踏み出したい事業所に向いています。

選び方の3つの基準

多数のソフトから1つを選ぶ際は、次の3点を必ずチェックしましょう。

• サービス種別との適合性：特養・老健向けの機能と訪問・通所向けの機能はかなり異なります。自事業所の主力サービスに最適化された製品を選ぶこと。
• 連携範囲：見守りセンサー、バイタル機器、インカム、ケアプランデータ連携システム、LIFEなど、自施設で使う／使う予定の機器・システムとの連携可否を確認。
• サポート体制と教育リソース：マニュアル、動画教材、訪問導入支援、ヘルプデスクの応答時間など、現場が迷ったときに頼れる体制が整っているかを必ず確認。

タブレット・音声入力の使い方｜現場で定着する具体的な運用

介護記録ソフトを導入しても、入力デバイスの選び方と運用ルール次第で効果は大きく変わります。ここでは現場で実際に使われているタブレット・スマホ・音声入力の活用方法を具体的に紹介します。

1. タブレット運用のスタンダードパターン

多くの特養・老健では、ユニットや病棟ごとに2〜4台のタブレット（10インチクラス）を共有し、職員が腰のホルダーに入れて持ち歩く運用が一般的です。バイタル測定・食事介助・排泄介助のたびに、その場でチェックボックスとプルダウンを使って数秒で入力します。「ナースカートに置いた紙のフェイスシートに鉛筆で書き、後で詰所のPCに転記する」という従来の二度手間がなくなり、記録漏れも激減します。

2. スマホ＋業務アプリで動き回る訪問・通所

訪問介護やデイサービスでは、職員1人1台の業務用スマホを支給し、訪問先や利用者の自宅で記録するスタイルが主流になってきました。GPSと連動して訪問開始・終了時刻が自動記録される製品もあり、勤怠管理・移動時間の記録にもメリットがあります。事務所に戻ってからの「紙からPCへの転記作業」がゼロになり、月数十時間の事務時間削減につながった事例も多数報告されています。

3. 音声入力を日常業務に組み込むコツ

音声入力は最も効果的な時短手段ですが、「使いこなせない」という声も少なくありません。定着させるためのポイントは次のとおりです。

• 定型フレーズを決める：「○○様 14時 食事 主食10割 副食8割 水分150」など、現場で使う言い回しをチームで統一しておくと変換精度が上がります。
• マイク付きインカム＋スマホアプリ：両手が塞がる介護現場では、骨伝導イヤホンやハンズフリーマイクを使うことで、ケアをしながら発話で記録できます。BONXなどのインカム製品と介護ソフトを連携させた事例では、週17時間の記録時間削減が報告されています。
• 静かな場所と騒がしい場所を使い分ける：食堂・浴室など雑音の多い場所では誤認識が増えるため、廊下やナースステーションで音声入力、現場ではチェックボックスといった使い分けが効果的です。

4. テンプレート・定型文の徹底活用

介護記録は同じパターンの記述が多いため、「テンプレート機能」「定型文登録」の活用が時短に直結します。たとえば「日中傾眠傾向あり、声かけにて覚醒、見当識保たれる」のような記述を1タップで挿入できるようにしておけば、入力時間は1/5以下になります。

5. センサー連携で「自動記録」を実現

最も省力化が進んでいる施設では、見守りセンサーで取得したバイタル・睡眠データを介護記録ソフトに自動で取り込む運用を実現しています。眠りSCANやネオスケアのデータが夜間バイタル記録としてそのまま反映されるため、夜勤帯の記録業務が劇的に削減されます。「人が書く記録」から「自動で集まる記録」への転換が、ICT化の最終形です。

介護記録ICT化で職員が得られる5つのメリット

ICT化は経営者のための仕組みではなく、現場で働く職員にこそメリットがあります。厚生労働省のICT導入支援事業効果報告や各種事例から、職員視点での恩恵を5つに整理しました。

メリット1：記録時間が劇的に短縮される

最大のメリットは記録時間の削減です。厚生労働省の効果報告では、ICT導入事業所の約8割が「記録時間が短縮された」と回答しており、具体的な事例では1人あたり月170分以上の削減、全体業務時間の30%削減、残業月15時間減少といった数値が報告されています。1日2〜3時間記録に追われていた職員が、空いた時間を直接ケアやレクリエーション、コミュニケーションに回せるようになります。

メリット2：転記・二度手間からの解放

紙の記録は「メモ→フェイスシート→詰所のPC→月次サマリー→国保連請求」と何度も転記が発生します。ICT化すると一度の入力データが自動で国保連請求やLIFE提出データ、家族向け報告にまで連動するため、転記ミスや書き写し漏れがなくなります。「同じことを何度も書く徒労感」から解放されることは、職員のメンタル面でも大きなプラスです。

メリット3：申し送り時間の短縮と情報共有の質向上

シフト交代時の申し送りは、紙ベースだと「読み返してから引き継ぐ」ために30分以上かかることが珍しくありません。ICT化されていれば、夜勤者が記録した内容を日勤者がタブレットでリアルタイムに把握でき、申し送りは要点のみ口頭で確認するだけで済みます。複数事業所では、申し送り時間が半分以下になったとの報告もあります。

メリット4：ヒヤリハット・事故報告の集計が瞬時に

紙の事故報告書は集計に多大な手間がかかり、傾向分析がほとんどできない事業所も多いのが実情です。ICT化されたシステムでは、ヒヤリハットの種類・時間帯・職員別の発生数を自動で集計できるため、転倒予防や褥瘡対策のPDCAが回しやすくなります。「自分が報告したヒヤリハットが改善活動に活かされる」ことが見える化され、職員のモチベーション向上にもつながります。

メリット5：残業の削減＆有給取得増加につながる

政府が公表している介護分野KPI進捗データでは、ICT・介護ロボットを導入した事業所の方が、未導入事業所に比べて1か月平均残業時間の減少率が大きく、有給休暇の取得日数も増える傾向にあるとされています。記録に縛られない働き方は、結果として「定時で帰れる職場」「休みやすい職場」を実現し、離職率の低下にもつながっています。介護労働安定センターの介護労働実態調査でも、退職理由の上位に「業務量が多い」「残業が多い」が常に挙がっており、ICT化はこの根本原因に直接効くのです。

導入の壁と対策｜「使えない」を「使える」に変える方法

ICT化のメリットは大きい一方で、導入が頓挫したり、入れたものの定着しなかったりするケースも少なくありません。厚生労働省の効果報告や介護労働安定センターの調査で繰り返し指摘される代表的な「壁」と、それを乗り越えるための具体策を整理します。

壁1：費用が高そう、ROIが見えない

介護ソフト＋タブレット＋見守り機器を一式そろえると、規模によっては数百万円〜1,000万円規模の投資になります。「導入しても元が取れるか不安」という経営層の懸念は当然です。対策：後述する介護テクノロジー導入支援事業を活用すれば、補助率3/4まで圧縮できます。さらに、生産性向上推進体制加算や夜間職員配置加算（見守り機器要件）の取得で介護報酬がアップし、ランニングコストも回収可能です。導入前に「3年間で削減できる残業代＋取得加算」をシミュレーションし、ROIを数値化することが説得材料になります。

壁2：職員のITリテラシー差

「50代以上の職員が使えない」「外国人スタッフが日本語入力に苦戦する」といったリテラシー格差は、多くの現場で最大のハードルです。対策：(1)導入前に主要メンバーで「使い方マスター」を養成する、(2)操作マニュアルではなく動画教材を中心にする、(3)入力デバイスを「指タップで完結する画面設計」のものに揃える、(4)外国人職員向けに多言語入力対応の介護ソフトを選ぶ、といった工夫が有効です。導入直後の3か月は「困ったらすぐ聞ける担当」を必ず置きましょう。

壁3：紙の方が早い、現場が変化を嫌う

長年紙で運用してきた現場では、「タブレットの方が遅い」「結局紙に戻る」という抵抗感が必ず出ます。対策：いきなり全業務を切り替えるのではなく、「バイタル記録だけ」「申し送りだけ」など部分導入から始めて、成功体験を積み上げます。ICT化の効果を「記録時間 月◯時間削減」「申し送り時間 ◯分短縮」と数値で見える化し、現場に共有することがモチベーション維持につながります。

壁4：通信環境・セキュリティ

クラウド型介護ソフトを導入する場合、施設内のWi-Fi環境整備が必須です。電波の弱いエリアでは記録が同期できず業務が止まります。対策：導入計画の段階で電波調査を行い、必要に応じてアクセスポイントを増設します。介護テクノロジー導入支援事業ではWi-Fi整備費用も補助対象になります。セキュリティ面では、厚生労働省が公開している「介護事業所における介護情報の連携に関する安全管理について」を参照し、IDパスワード管理・端末紛失時の対応・データバックアップを必ず整備しましょう。

壁5：選定の難しさ

製品が多すぎて何を選べばよいかわからないという声も多く聞かれます。対策：複数製品を必ず無料トライアルで現場テストし、「ベテラン職員が違和感なく使えるか」を基準に評価します。販売業者主導で決めず、最終的に使う現場リーダーを選定委員会に入れることが定着への近道です。第三者による業務改善コンサルティング（補助金対象）を活用するのも効果的です。

紙の介護記録 vs ICT記録｜10項目で徹底比較

「結局、紙とICTでは何がどう違うのか」をフラットに比較するため、業務の主要10項目で違いを整理しました。自施設の現状と照らし合わせながら、どこにボトルネックがあるかを把握するチェックリストとしても使えます。

比較表

定量的な業務時間の違い

厚生労働省の効果報告および各社事例を総合すると、ICT化によって削減される業務時間は、平均的な特養（入所定員50名・職員30名）で月100〜250時間／施設（職員1人あたり月3〜8時間）程度です。これを残業代に換算すると、月15万〜40万円相当の人件費削減効果に相当します。さらに、削減された時間が直接ケアに振り向けられることで、利用者満足度・職員満足度の双方が向上するという「金額換算できないリターン」も生まれます。

紙が残る場面もある

もちろん、すべてを電子化する必要はありません。以下のような場面では紙の併用が現実的です。

• 同意書・契約書など押印が必要な書類（電子契約の整備が進めば不要に）
• 看取り期に家族が手書きで残したいメモ
• 停電・通信障害時のバックアップ用フォーム

「100%電子化」を目指すよりも、「紙が残るのはどこで、なぜか」を整理した上でハイブリッド運用するのが、現場で続くICT化の姿です。

補助金・助成金の活用ガイド｜2026年度の最新制度

介護記録のICT化を進めるうえで、もっとも強力な後押しとなるのが国と都道府県の補助金です。2026年度（令和8年度）も継続される主要な制度を中心に、申請のポイントを整理します。

1. 介護テクノロジー導入支援事業（地域医療介護総合確保基金）

厚生労働省が主管し、各都道府県が窓口となる介護分野の代表的な補助金制度です。記録ソフト・タブレット・Wi-Fi整備・見守り機器・移乗支援機器などが対象となり、規模に応じて以下の上限額が設定されています。

• 職員1〜10人：上限100万円
• 職員11〜20人：上限150万円
• 職員21〜30人：上限200万円
• 職員31人以上：上限250万円

補助率は原則1/2ですが、一定要件（生産性向上委員会の設置、職場環境改善、賃金還元、第三者業務改善支援の活用など）を満たすと3/4まで引き上げられます。実質負担額を大幅に圧縮できる、最も有力な制度です。申請のタイミングは都道府県によって異なるため、必ず管轄の介護担当課のホームページを確認しましょう。

2. 介護ロボット導入支援事業

同じ地域医療介護総合確保基金の枠内で、見守り機器・移乗支援機器・排泄支援機器・コミュニケーションロボットなどを対象とする制度です。介護記録ソフトと連動するセンサー類を導入する場合、ICT導入支援とパッケージで申請することで効果が高まります。1機種あたり上限30万円程度（種別による）が一般的です。

3. IT導入補助金（中小企業庁）

経済産業省所管の中小企業向け補助金で、介護事業所も対象です。介護記録ソフトは「通常枠」または「インボイス対応類型」に該当し、補助率1/2〜3/4、補助額5万円〜450万円程度の支援が受けられます。介護テクノロジー導入支援事業と併用はできませんが、ITベンダー登録製品が必要となるため事前確認が必須です。

4. 業務改善助成金（厚生労働省）

賃金引き上げと一体で行う設備投資（ICT導入を含む）に対する助成制度です。事業場内最低賃金を一定額以上引き上げる計画と組み合わせると、最大600万円までの助成が受けられます。介護事業所でも活用事例が増えており、賃上げと業務効率化を同時に進めたい事業所に向いています。

5. 自治体独自の助成制度

東京都・神奈川県・大阪府・愛知県など、独自にICT導入支援を上乗せ実施している自治体もあります。たとえば東京都は「次世代介護機器導入促進支援事業」で、国の補助に独自加算を行っています。必ず所在地の自治体公式サイトを確認しましょう。

申請を成功させる4つのコツ

1. 事前発注は厳禁：交付決定前に契約・発注した費用は対象外になります。必ず採択通知を待ってから契約してください。
2. 導入計画書の数値化：「記録時間 月◯時間削減」「残業 月◯時間削減」など具体的なKPIを盛り込むほど採択されやすくなります。
3. 第三者業務改善支援を活用：補助率引き上げ要件にもなっており、外部コンサルの伴走支援で導入後の定着率も高まります。
4. 効果報告まで見据える：補助金は導入後の効果報告がセット。報告データを集める仕組みを最初から用意しておきましょう。

まとめ｜介護記録のICT化は「働き方改革」そのもの

介護記録のICT化は、単に紙をタブレットに置き換える話ではありません。記録・申し送り・請求・LIFE提出といった間接業務を圧縮し、職員が本来やりたかった「人と向き合うケア」に時間を取り戻すための、現場主導の働き方改革です。厚生労働省のICT導入支援事業効果報告では8割の事業所が時間短縮効果を実感しており、月170分以上の削減事例、週17時間の記録時間減少事例、残業月15時間減少事例など、再現性のある成果が積み上がっています。

2026年度も最大250万円・補助率3/4の介護テクノロジー導入支援事業が継続しており、生産性向上推進体制加算によって導入後のランニングコストも回収可能です。「費用が高い」「現場が変化を嫌う」といった壁は、いずれも段階的導入と数値による効果共有で乗り越えられます。

これから転職を考える方にとっても、ICT化の進んだ職場を選ぶことは「残業の少なさ」「申し送り時間の短さ」「夜勤の負担軽減」に直結します。求人票の中に「介護記録ソフト導入済」「タブレット運用」「見守りセンサー連動」といったキーワードがあるかどうかは、これからの職場選びの重要指標です。

介護記録のICT化は、職員・利用者・経営者の三方良しを実現できる数少ない投資です。本記事が、あなたの施設や転職先選びにおけるICT化の判断材料となれば幸いです。