特別養護老人ホームの入居申込から入居まで｜優先順位の判定と平均待機期間【2026年版】

「特養に申し込んでも、何年も待たないと入れないと聞いた」「申込の手続きが複雑で、何から始めればいいかわからない」――親や配偶者の介護を続けるなかで、特別養護老人ホーム（特養）への入居を検討する家族の多くが、こうした悩みを抱えます。

特養は介護保険制度に基づく公的施設で、月額費用が有料老人ホームより安く（多床室で月8〜13万円程度）、要介護度が重くなっても看取りまで対応できるため希望者が集中しやすい施設です。一方で、入居順は申込順ではなく「介護の必要性」を点数化した優先順位で決まるため、仕組みを理解しないまま待ち続けると、肝心なときに順番が回ってこない――そんな事態にもなりかねません。

本記事では、特養の入居申込から入居までの全フローを家族目線で整理します。必要書類の集め方、優先順位を決める5項目の判定基準、要介護1・2でも申し込める特例入所の4要件、厚生労働省2025年4月時点の最新データに基づく都道府県別の待機状況、さらに待機中に在宅介護をどう持続させるかまで、実務的な手順とチェックポイントを網羅しました。最後まで読めば、申込書を出す前に何を準備し、出した後に何をすべきかが具体的に見えてきます。

特別養護老人ホーム（介護老人福祉施設、通称「特養」）は、常時介護が必要な高齢者が長期にわたって生活する公的施設です。入居の対象は、2015年4月の介護保険法改正以降、原則として要介護3以上の認定を受けた方に限定されました。背景には、入所希望者が要介護度の重い人と軽い人で混在し、本当に在宅生活が困難な人の入居が後回しになっていた実態があります。

原則の入居条件

• 原則65歳以上で要介護3以上の認定を受けていること
• 40〜64歳でも、特定疾病（末期がん、関節リウマチ、初老期認知症、パーキンソン病関連疾患など16疾病）が原因で要介護3以上であれば対象
• 感染症などで他者に危害を及ぼす恐れがないこと
• 長期療養が必要な医療行為（人工呼吸器の常時管理など）を要さないこと

要介護1・2の特例入所が認められる4要件

原則は要介護3以上ですが、要介護1・2の方でも以下の4要件のいずれかに該当すれば「特例入所」の対象になります（厚労省「特別養護老人ホームの入所に関する指針」）。

1. 認知症であり、日常生活に支障をきたすような症状・行動や意思疎通の困難さが頻繁に見られること
2. 知的障害・精神障害等を伴い、地域での安定した生活を続けることが困難な状態であること
3. 家族等による深刻な虐待が疑われ、心身の安全・安心の確保が不可欠であること
4. 単身世帯、または同居家族が高齢、病弱等のため家族等による支援が期待できず、かつ地域での介護サービス・生活支援の供給が不十分であること

特例入所を希望する場合は、担当のケアマネジャーや地域包括支援センター、施設に状況を相談し、市町村の入所判定委員会で個別に審査を受けます。書類だけでは伝わりにくい困難さを、面談や追加資料で具体的に示すことが認定への近道です。

特養への申込から入居までは、多くの施設で次の6ステップを経ます。地域や施設によって細部は異なりますが、全体像を把握しておくと家族の動きが計画的になります。

ステップ1：情報収集と施設見学

居住地の市区町村にある特養を、自治体の公式サイトやWAM NET、施設紹介センターで一覧化します。希望者は2〜5施設を候補に絞り、可能なら見学の予約を取って実際に訪問してください。多床室か個室（ユニット型）か、認知症対応の有無、医療依存度の受け入れ範囲、月額費用の概算、家族の通いやすさを比較します。

ステップ2：申込書類の取り寄せと記入

申込書（入所申込書または入所希望調査書）は、施設で直接受け取るか自治体窓口で配布されています。多くの自治体は公式サイトからPDF・Wordをダウンロードできます。記入には本人の介護保険被保険者証、認定調査票、医師の診断書（健康診断書）、家族構成表などが必要で、健康診断書の取得には1〜2週間かかるため早めに依頼しましょう。

ステップ3：申込書の提出

提出先は地域により2パターンあります。

• 施設に直接提出する地域（広域型特養が多い）：希望する各施設の窓口へ持参または郵送
• 自治体の入所判定窓口に一括提出する地域（東京23区の一部、政令市など）：1枚の申込書で複数施設へ同時申込が可能

世田谷区のように区が一括受付する自治体では、提出後の更新も毎年12月に区から案内が届く仕組みになっています。お住まいの自治体の高齢福祉課や地域包括支援センターで提出方法を確認してください。

ステップ4：施設による面談・調査

申込書を受理した施設は、本人の自宅や入院先を訪問して面談・調査を行います。確認項目は介護の必要度、家族の介護負担、認知症の症状、住環境、現在利用中の在宅サービスなど多岐にわたります。この調査が後の優先順位を決める重要な情報源になるため、ありのままの困りごとを正直に伝えてください。

ステップ5：入居判定会議による優先順位決定

施設内に設置された入所判定委員会（施設長・生活相談員・ケアマネジャー・看護師・介護職員リーダー、必要に応じて外部委員で構成）が月1回程度開催され、申込者全員を点数化して優先順位リストを作成します。空きが出るたびに、リスト上位者から順に入居の打診が行われます。

ステップ6：入居決定後の手続き

空きが出て入居が決定すると、施設から本人または家族に連絡が入り、健康診断書の更新、重要事項説明、入居契約、利用者負担額の確認、引越し日の調整と進みます。連絡から入居までは2〜4週間程度が一般的です。

特養の申込で求められる書類は、自治体・施設によって細部が異なりますが、共通して使われるのは次の通りです。健康診断書と住民票・戸籍謄本は取得に1〜2週間かかるため、申込を決めたら最初に着手してください。

本人に関する書類

• 入所申込書（入所希望調査書）：施設または自治体配布。家族構成・介護者の状況・希望理由を記入
• 介護保険被保険者証のコピー：要介護度を確認
• 認定調査票（概況・基本調査）または介護認定審査会資料：市区町村の介護保険課で入手可
• 主治医意見書のコピー：介護認定時に作成されたもの
• 健康診断書（診療情報提供書）：3ヶ月以内のものが多い。かかりつけ医に依頼
• 住民票（本人）：3ヶ月以内のもの
• 戸籍謄本（自治体により）

家族・介護者に関する書類

• 身元引受書：契約時に必要となる場合が多い
• 家族構成表または続柄を示す書類
• 介護者の就労証明書（共働き等を示す場合）
• 家計を示す資料（負担限度額認定証申請時）

あると優先度評価で有利な参考資料

• 担当ケアマネジャーの意見書：在宅介護の限界状況を客観的に説明
• サービス利用票（ケアプラン）：在宅サービスを限度額近くまで利用していることを示す
• 医師の診断書：認知症のBPSD（徘徊・暴言・拒絶など）や医療的ケアの必要性を裏付ける
• 家族の困難状況メモ：日付・頻度・具体的事象を時系列で記載

負担軽減のための「介護保険負担限度額認定証」

非課税世帯など一定の要件を満たす方は、市区町村に申請して負担限度額認定証を取得すると、特養の食費・居住費が大幅に軽減されます。申込書とは別の手続きですが、入居前に必ず手配してください。

特養の入居順位は、各施設に設置された入所判定委員会が、自治体や施設の指針に基づいて点数化して決定します。具体的な配点は自治体ごとに異なりますが、以下の5項目はほぼ全国共通で評価されます。

判定項目と評価ポイント

例えば伊那市・埼玉県・世田谷区など多くの自治体が、認知症日常生活自立度ランクMで10点、要介護5で18点といった配点を公開しています。最終的な総合点は施設ごとの入所判定委員会で集計され、3ヶ月に1回程度更新されるのが一般的です。

申込順は関係ない――ただし「同点なら申込日順」

判定の原則は申込日に関係ありませんが、総合点が同じ申込者が複数いた場合は、申込年月日（既に経過している待機期間）が早い人から優先されることが多いです（厚労省の旧モデル指針に基づく運用）。早く出すこと自体に価値はないものの、同じ条件であれば長く待った人が報われる仕組みになっています。

順位が固定されない理由

判定基準は「現時点の困窮度」を測るため、申込者全員の状況変化（要介護度更新、介護者の入院、認知症進行など）を3ヶ月ごとに反映して順位を再計算します。後から申し込んだ人が先に入居することは普通に起こります。ただ待つのではなく、状況が変わるたびに施設へ更新を伝えることが順位上昇の最大のカギです。

「特養は何年待ちか」という問いに、全国一律の答えはありません。厚生労働省が2025年12月25日に公表した最新調査（2025年4月1日時点）によると、特養待機者の総数と地域別の状況は以下の通りです。

待機者数は前回比で大幅減少

• 要介護3以上の入所申込者：20.6万人（うち在宅8.6万人）
• 要介護1・2の特例入所対象：1.8万人（うち在宅0.9万人）
• 合計：22.5万人（前回2022年調査の25.3万人から▲4.7万人、▲18.4%）

減少の主因は、有料老人ホームやサービス付き高齢者向け住宅の供給増、地域密着型サービス（小規模多機能型・看多機）の拡大、在宅医療体制の整備など、特養以外の選択肢が増えたことにあります。「特養100人待ち」という数字に絶望する必要はなく、近年は実質的な待機が短縮しているのが実態です。

都道府県別の待機者数（要介護3以上）

当サイトの独自視点：在宅待機比率が4割超

当サイトが厚労省データを分析したところ、要介護3以上の待機者20.6万人のうち在宅で待機している方は8.6万人（41.7%）。残り約12万人は病院・老健・他の介護施設に既に入所中で待機しています。つまり「在宅で介護を続けながら待っている家族」は全体の半数以下で、多くの方は老健からの転所待ちや病院退院後の調整待ちとして申込を入れているのが実態です。

この事実は、家族が在宅介護で限界を感じた段階で申込を入れれば、見かけの順位より早く声がかかる可能性を示唆します。判定基準上、在宅介護者の負担は強く加点されるためです。

待機期間の目安（地域別）

• 都市部（東京・神奈川・千葉・大阪・兵庫）：1〜3年、人気施設は5年超のケースも
• 地方都市：6ヶ月〜1年程度
• 地方の郊外・町村部：数ヶ月〜半年で入居の声がかかることも
• 緊急度が極めて高いケース（独居・虐待リスク・介護者突然の入院など）：地域を問わず数週間〜数ヶ月で繰り上げ

「ただ待つ」ではなく、家族側で取れる戦略があります。優先順位の仕組みを理解した上で、以下の5つを実行することで、入居までの期間を半年〜1年単位で短縮できる可能性があります。

戦略1：複数施設へ同時に申込（4〜6施設が目安）

特養の申込は何施設にでも併願できます。第一希望にこだわらず、通える範囲で4〜6施設に同時申込を入れると、どこかから順番が回ってくる確率が一気に上がります。広域型特養は市町村外からも申込可能なので、隣接市の施設も候補に入れましょう。

戦略2：申込書の「特記事項」「備考欄」を空白にしない

申込書の自由記述欄は、家族が入所の必要性を直接訴えられる唯一の場所です。「介護者である配偶者が80代で持病あり」「夜間の徘徊が週3回以上」「主介護者が4月から職場復帰予定」など、具体的な日付・頻度・数字で記載してください。「大変です」だけの抽象的な訴えは点数化されません。

戦略3：状況変化は3ヶ月以内に必ず報告

要介護度の更新、認知症の進行、家族の入院や転居、夜間の介護負担増――こうした変化は判定点数を上げる材料になります。担当ケアマネジャーや施設の生活相談員に連絡し、変更届を出すか文書でアップデートを送付してください。3ヶ月に1回の判定会議に間に合わせることを意識します。

戦略4：従来型（多床室）も視野に入れる

個室中心のユニット型特養は月額が2〜3万円高い分、希望者が分散して従来型より早く空きが出る場合があります。プライバシーは下がりますが、費用面のメリットも大きいので、本人の希望を確認した上で「両方申込」を検討しましょう。

戦略5：地域密着型特養も候補に

定員29名以下の地域密着型特養は、原則施設所在地の市町村住民しか利用できませんが、その分競争率が低く、見落とされがちな選択肢です。お住まいの市区町村のホームページで地域密着型一覧を確認し、広域型と並行して申込を入れましょう。

入居判定会議を経て施設から「次の入居候補です」と連絡が来たら、そこからは2〜4週間という比較的短い期間で多くの手続きを進めることになります。事前にやるべきことを把握しておくと、慌てずに対応できます。

連絡から契約まで（1〜2週間）

1. 入居打診の電話/書面：施設から本人または家族に空き発生と入居の打診
2. 面談の再実施：入居前の最終確認として、本人の状態と希望を再聞き取り
3. 健康診断書の更新：3ヶ月以内のものが必要。かかりつけ医に依頼（1週間程度）
4. 重要事項説明書の交付：施設の運営方針、サービス内容、利用料金、入居中の留意事項を説明
5. 入居契約書の締結：本人または成年後見人・家族（身元引受人）が署名
6. 負担限度額認定証の提示：取得済みの場合は契約時に提出

入居前の準備（1〜2週間）

• 持ち込み品の準備：衣類（夏冬）、下着、洗面用具、タオル、入れ歯ケース、補聴器、メガネ、写真など本人が落ち着くもの
• 名前付け：すべての衣類・持ち物に名前を縫い付けまたはネームタグ
• 常備薬・お薬手帳の準備：施設の看護師に渡せるよう一式まとめる
• 介護保険証・後期高齢者医療被保険者証・限度額認定証などのコピーと原本
• 住所変更：住民票を施設に移すか自宅のままにするかは家族で相談（住所地特例の対象なら移動可）
• 引越し当日の段取り：誰が同行するか、本人の不安を減らす声かけ

入居初日の流れ

初日は午前中に到着、施設職員と一緒に居室の確認、職員紹介、夕方までに入浴と食事という流れが一般的です。家族は2〜3時間滞在し、本人が落ち着いた様子を確認してから帰宅します。最初の1週間は環境に慣れるための適応期間で、家族の面会も1〜2回に抑えるよう推奨される施設もあります。

入居後にやっておくこと

• 担当のケアマネジャー（施設ケアマネ）からケアプランの説明を受ける
• 家族会・面会ルール・連絡網を確認
• 毎月の利用料の引き落とし口座設定
• 本人の私物のリスト化（紛失トラブルを避けるため）
• 従前の在宅サービス（訪問介護・デイサービス）の解約手続き

申込から入居まで1〜3年の待機期間がある以上、その間の在宅介護をどう持続させるかが家族の大きなテーマになります。「特養に入れるまで頑張る」のではなく、複数の介護サービスを戦略的に組み合わせる視点が重要です。

ショートステイ（短期入所生活介護）

1回最長30日まで、特養や老健に短期間泊まれるサービスです。家族の休息（レスパイト）目的でも利用可能で、月に4〜10日程度を組み込むと介護者の心身の余裕が生まれます。年末年始や家族の旅行・冠婚葬祭時にも活用できます。連続利用は介護保険上30日が上限で、それを超えると費用が全額自費になるため注意してください。

介護老人保健施設（老健）への中継入所

老健は本来、在宅復帰のリハビリ施設ですが、特養待機の中継地点として利用される実態があります。3〜6ヶ月単位で入所し、リハビリを受けながら特養の空きを待つ家族は少なくありません。月額費用は特養とほぼ同水準、医療体制が手厚いので医療依存度の高い方にも適しています。

小規模多機能型居宅介護

「通い」「訪問」「泊まり」を1事業所で組み合わせて利用できる地域密着型サービスです。月額定額制で、本人の状態に応じて柔軟に切り替えできるため、介護度の進行に対応しやすいのが強みです。看護機能を加えた「看護小規模多機能型居宅介護（看多機）」もあり、医療ケアが必要な方にも対応します。

地域包括支援センターへの定期相談

居住地の地域包括支援センター（高齢者の総合相談窓口）に、3ヶ月に1回でも近況を相談しておくと、新規開設の特養情報や地域密着型の空き情報が早めに入ります。介護保険の枠外でも使える生活支援サービスや、認知症カフェ・家族会の紹介も得られます。

「在宅の限界」を客観的に評価する目安

• 介護者が週20時間以上の介護を1年以上継続している
• 夜間に2回以上の対応が週3日以上ある
• 介護者自身が体調を崩し、医療機関を受診している
• 介護離職または時短勤務を強いられている
• 本人の認知症によるトラブル（徘徊・暴言・拒絶）が頻発

これらが2項目以上当てはまる状態が続いているなら、特養の優先順位を上げるための情報として施設に必ず伝えてください。担当ケアマネジャーや地域包括支援センターと連携し、必要に応じて医師の診断書も添えると説得力が増します。

特別養護老人ホームへの入居は、長く続いた在宅介護の出口として家族にとって大きな節目です。本記事のポイントを整理します。

• 申込条件：原則要介護3以上、要介護1・2は4要件で特例入所が可能
• 申込先：施設に直接または自治体の入所判定窓口（地域により異なる）
• 必要書類：申込書・介護保険証・認定調査票・健康診断書・主治医意見書など。健康診断書から先に取り寄せる
• 優先順位：要介護度・介護者状況・認知症・在宅サービス利用状況・住環境の5項目を点数化。3ヶ月ごとに更新
• 待機期間：厚労省2025年4月時点で要介護3以上20.6万人。都市部1〜3年、地方は数ヶ月〜半年
• 戦略：4〜6施設併願、特記事項に具体的記述、状況変化の都度報告、従来型・地域密着型も視野に
• 待機中：ショートステイ・老健・小規模多機能を組み合わせて在宅介護を持続
• 入居決定後：2〜4週間で健診更新・契約・引越し準備を進める

特養への申込は「出して終わり」ではなく、出した後の状況更新と、待機中の在宅介護の組み立てこそが成否を分けます。担当のケアマネジャー、地域包括支援センター、市区町村の介護保険課を活用し、家族だけで抱え込まず専門家と連携して進めてください。

施設選びの全体像については介護施設の選び方ガイドもあわせてご参照ください。在宅介護のサービスとの組み合わせや、家族の役割分担に悩んでいる方は、親の介護が始まる前の家族会議も参考になります。