介護記録の電子化｜紙→ICT移行のステップとLIFE/介護情報基盤連携の実務ガイド

「ケア記録は今でも紙に手書き」「申し送りはFAX」「請求業務は転記と確認だけで2〜3日」——多くの介護事業所がこの状態を抜け出せていません。一方で、厚生労働省は2026年4月から「介護情報基盤」の運用を開始し、要介護認定情報・LIFE情報・ケアプラン・住宅改修費利用等情報を全国一元的に電子共有する仕組みを整備します。介護記録の電子化は「やったほうがいい」フェーズから「やらないと事業継続に支障」のフェーズに移行しつつあります。

本記事では、(1) 介護記録電子化のメリットと国の制度動向、(2) 紙→電子への移行を成功させる7ステップ、(3) LIFE連携と介護情報基盤の関係、(4) 介護テクノロジー導入支援事業など補助金の最大活用法、(5) 現場の運用設計（職員教育・暫定期の併用・データセキュリティ）までを実務目線で解説します。働き方視点でも「事務作業が多いから介護職を辞めたい」という離職理由の解消につながります。介護DXとはの各論として位置づけています。

介護記録の電子化は、単に「手書きをパソコン入力に変える」ことではありません。厚生労働省「介護ソフトを選定・導入する際のポイント集」では、3層の意味があると整理されています。

1. 記録〜請求の一気通貫

従来は、ケア記録→介護報酬請求書→ケアプラン→サービス利用票が個別書類として作成され、転記が大量に発生していました。介護ソフトを導入すると、ケア記録の入力が自動的に集計・帳票出力され、国保連への介護報酬請求まで連動します。厚労省の手引きでは「文書量の4〜5割削減」が達成可能と示されています。

2. データ連携の標準化（LIFE・ケアプランデータ連携システム）

科学的介護情報システム（LIFE）は2021年4月から運用されている厚労省のシステムで、利用者の状態とケアの内容をCSVで送信すると、全国データに基づくフィードバックが返ってきます。LIFE関連加算（科学的介護推進体制加算など）の算定にはLIFEへのデータ提供が必須です。また国民健康保険中央会「ケアプランデータ連携システム」（令和5年度本格稼働）は、居宅介護支援事業所と居宅サービス事業所間でケアプラン・サービス利用票をオンライン連携する仕組みで、令和6年度介護報酬改定では「ケアプランデータ連携システムの利用」が居宅介護支援費の算定要件に組み込まれました。

3. 介護情報基盤への接続（2026年4月〜）

2026年4月から運用開始する「介護情報基盤」は、要介護認定情報・LIFE情報・ケアプラン・主治医意見書・住宅改修費利用等情報を全国一元的に電子共有する仕組みです。利用者本人・自治体・介護事業所・医療機関が、利用者の同意の下に必要な情報を閲覧できるようになります。介護記録の電子化が前提となり、2026年度以降は介護情報基盤への接続が「業界標準」になっていきます。

「電子化したら本当に楽になるの？」という現場の疑問に、公的データから答えを示します。

文書量4〜5割削減＋転記ミス減少

厚生労働省「介護事業所におけるICT機器・ソフトウェア導入に関する手引き」掲載のZ社事例では、ICT機器導入により1事業所あたり月平均で紙の文書量4〜5割削減が実現したと報告されています。削減対象は (1) アセスメントシート・サービス担当者会議録、(2) サービス提供表・介護給付費明細書、(3) 送迎・入浴の実施記録、(4) 加算チェックシート・スクリーニング様式、と幅広い範囲にわたります。

ICT導入支援事業の実績推移

厚労省「介護テクノロジー導入支援事業」資料によれば、ICT導入支援事業の補助事業所数は、令和元年度195事業所→令和2年度2,560事業所→令和3年度5,371事業所と拡大しています。同じ期間に介護ロボット導入支援事業の補助計画件数も平成27年度58件→令和3年度2,720件まで増加しており、国の補助金は介護現場のテクノロジー導入を強力に後押ししています。

LIFE対応介護ソフトは全体の約6割

厚生労働省「介護事業所におけるICTを通じた情報連携に関する調査研究」（令和3年度）によれば、調査対象の介護情報システム81製品中48製品（59.3%）がLIFEに対応済み、対応していない33製品のうち今後対応予定があるのは28.6%にとどまっていました（令和3年時点）。その後、LIFE関連加算が広がるにつれて対応率は急速に上がっており、新規購入時にはLIFE標準仕様の実装は必須条件と考えてよい状況です。

介護労働者の40%が事務作業を負担と回答

厚生労働省の関連調査では、介護労働者の約40%が「事務作業の多さ」を負担に感じていると回答しています。離職理由の上位にも「事務量の多さ」が含まれており、記録の電子化は労務改善・人材定着の観点でも重要です。

厚生労働省「介護事業所におけるICT機器・ソフトウェア導入に関する手引き」は、導入プロセスを7ステップで体系化しています。実務で踏襲できるよう、各ステップでやるべきことを整理しました。

Step1: ICT機器・ソフトウェア導入計画の作成

導入の目的（業務効率化／文書量削減／LIFE加算算定など）を明確化し、現場の課題を洗い出します。施設長・主任・現場リーダー・事務担当者を含むプロジェクトチームを編成します。

Step2: 導入する介護ソフト・ICT機器を検討

(a) 介護ソフトベンダーへの問合せ、(b) 近隣事業所の見学・情報入手、(c) 都道府県の介護生産性向上総合相談センターへの相談、で情報収集します。LIFE標準仕様の実装、ケアプランデータ連携システム対応、国保連請求対応の3点は最低限の必須機能です。

Step3: 業務フローの見直し

記録→請求→ケアプラン→LIFE送信、までの流れを業務フロー図に書き起こします。「紙でやっていた工程を電子に置き換える」のではなく、「電子前提で業務工程を再設計」するのが成功の鍵です。

Step4: 実施体制の整備

運用責任者・ICT担当・LIFE担当を職員から任命し、ベンダーとの窓口を明確化します。タブレット端末は1ユニット2〜3台が目安。Wi-Fi環境・セキュリティ設定（端末紛失時のリモートワイプなど）も同時に整備します。

Step5: 関係者への説明

利用者・家族向けの説明会で「介護記録が電子化されること」「個人情報の取扱い」を周知します。同意書を整備し、署名は電子署名に対応する場合のオプションも準備します。

Step6: 職員研修

ベンダー研修＋施設内研修の2段構えで実施します。厚労省ポイント集は「過渡期の対応として従来の介護ソフトを併用しながら徐々に移行することも可能」「慣れるまで時間がかかる職員向けに個別フォローを行うことが有効」と推奨しています。研修は集合研修+OJT+動画マニュアルの組合せが効果的です。

Step7: 導入効果の検証

導入後3〜6か月で (1) 文書量削減割合、(2) 残業時間の変化、(3) 転記ミスの発生件数、(4) LIFE加算算定状況、を計測します。補助金の実績報告書にも必要なため、初期段階で測定指標を決めておきましょう。

介護記録電子化を語る際、登場する3つの公的システムは混同されがちです。違いと連動関係を整理します。

3つのシステムは「役割分担」

厚労省は2025年6月の社会保障審議会介護保険部会で、介護情報基盤とケアプランデータ連携機能を統合する方針を示しました。介護事業所側から見ると、(1) 日々のケア記録はLIFEに送信して加算算定、(2) ケアプランは居宅と訪問・通所の間でデータ連携、(3) 自治体・医療機関への情報共有は介護情報基盤、という3層構造になります。

LIFEへのデータ提供は加算算定の必須要件

令和3年度介護報酬改定で新設された「科学的介護推進体制加算」や、リハビリ・口腔・栄養関連の各種加算は、LIFEへのデータ提供が算定要件です。提出するデータは利用者基本情報、ADL、認知機能、栄養状態、口腔機能など多岐にわたるため、介護ソフトのLIFE連携機能（CSV出力＆インポート）が必須となります。

ケアプランデータ連携システムの介護報酬上の優遇

令和6年度介護報酬改定では、居宅介護支援費（II）の算定要件として「ケアプランデータ連携システムの利用」が新設されました。45件未満・60件未満・60件以上の区分別に単位数が変わり、ICT活用が経営にも直結する仕組みです。ノーリフトケアの実践と同じく、ICT導入支援事業の補助金が併用可能です。

厚生労働省「介護テクノロジー導入支援事業」（地域医療介護総合確保基金）は、令和6年度に「介護ロボット導入支援事業」「ICT導入支援事業」を統合・再構築した制度です。介護記録ソフト・タブレット端末・通信環境整備が幅広く対象となります。

補助上限額（ICT機器・ソフト）

パッケージ型導入支援は最大1,000万円

「介護業務支援（介護ソフト）」と連動するテクノロジー（見守りセンサー・インカム等）を組み合わせて導入する場合は、機器等の合計経費400〜1,000万円までを都道府県が設定する額で補助できます。

補助率3/4の要件

• 職場環境の改善を図り、収支が改善された場合は職員賃金への還元を導入効果報告に明記
• 第三者（介護生産性向上総合相談センター等）による業務改善支援を受けること
• LIFEへのデータ提供を行うこと、または提供を予定していること
• または「文書量半減を実現させる導入計画」を提出すること

上記要件を満たさない場合は補助率1/2となります。要件を満たす意味は大きく、職員1人あたり数十万円規模で補助額が変わります。

その他の補助金との併用

• IT導入補助金（経産省）：通常枠 補助率1/2〜2/3、上限150万円。介護ソフト・勤怠管理ソフトが対象。「カイポケ」など登録ITツール経由で申請。
• 介護情報基盤導入助成金（国保中央会）：2025年10月から受付開始。カードリーダー購入費・接続設定費が対象。199床以下の病院または診療所は補助率3/4、上限39.8万円。
• 都道府県独自補助金：地域医療介護総合確保基金を財源として各都道府県が独自の上乗せを設定。

原則として複数の補助金は重複申請不可ですが、対象経費を分けて使い分けることは可能です。事前に都道府県の介護生産性向上総合相談センターに相談するのが鉄則です。

厚労省のポイント集や実装事例から、現場で電子記録が定着する組織の共通点を抽出しました。

1. 現場職員をベンダー選定の段階から巻き込む

厚労省手引きは「実際に介護ソフトを活用する現場職員も検討過程に参加することが重要」と明記しています。デモンストレーションは管理職だけで判断せず、現場のリーダー・夜勤者・新人にも触ってもらい、(a) 入力画面の分かりやすさ、(b) 1記録あたりの所要時間、(c) タブレット入力のレスポンス、を採点します。

2. 音声入力対応の機器を優先選定

厚労省事例集のZ社では「タブレット端末は音声入力の精度が高く、持ち運びに適した大きさであることを優先」と記録されています。手書きより速く入力できることが定着の前提です。

3. 過渡期は紙との併用を許容

厚労省ポイント集は「過渡期の対応として従来の介護ソフトを併用しながら徐々に移行することも可能」と記載しています。「初日から全員電子」を強制せず、3か月の併用期間を設けると現場の心理的抵抗が下がります。

4. 個別フォロー担当者を配置

「介護ソフトの利用には職員間での個人差がみられることが多い」「慣れるまで時間がかかる職員向けに個別フォローを行うことが有効」と厚労省は強調しています。フロアごとに「ICT担当者」を任命し、操作で困った人がすぐ聞ける体制を整えます。

5. 動画マニュアルを内製

主要操作（バイタル入力・申し送り・LIFE送信など）の動画マニュアルを内製し、施設内サーバーやクラウドで共有します。ノーリフトケア実践マニュアルでも紹介した健祥会グループの取組のように、動画は新人OJTの均質化と外国人材教育に効果絶大です。

介護記録の電子化は、もはや「先進的な施設の取り組み」ではありません。LIFE連携が加算算定の必須要件となり、ケアプランデータ連携システムが居宅介護支援費の算定区分に組み込まれ、2026年4月には介護情報基盤の運用が始まる——という流れの中で、紙ベースの運用を続けることは制度的にも経営的にも持続困難になりつつあります。

本記事の重要ポイント

• 電子化は「記録→請求の一気通貫」「LIFE等への標準データ連携」「介護情報基盤への接続」の3層構造
• 厚労省「ICT機器・ソフトウェア導入手引き」の7ステップを踏襲：計画→検討→業務フロー見直し→体制整備→説明→研修→効果検証
• 介護テクノロジー導入支援事業で1事業所最大250万円、補助率3/4（LIFE提供/文書量半減要件達成時）
• 現場で「使われる」ためには：現場巻き込みの選定、音声入力、過渡期の併用、個別フォロー、動画マニュアル

2026年4月の介護情報基盤稼働に向けて、今からできることは「LIFE対応の介護ソフトが導入済みか確認する」「介護テクノロジー導入支援事業の都道府県募集スケジュールを確認する」「現場リーダーをICT担当に任命する」の3つです。

関連記事：

• 介護DXとは｜介護現場のデジタル化が必要な理由
• 介護ロボット導入の現場対応｜HAL・見守りセンサー・移乗支援ロボの選び方