介護記録の電子化｜紙→ICT移行のステップとLIFE/介護情報基盤連携の実務ガイド

「ケア記録は今でも紙に手書き」「申し送りはFAX」「請求業務は転記と確認だけで2〜3日」。こうした状態から抜け出せていない事業所は少なくありません。一方、厚生労働省は2026年4月から介護情報基盤の運用を始め、要介護認定情報・LIFE情報・ケアプラン・住宅改修費利用等情報を全国で一元的に電子共有する仕組みを整えます。介護記録の電子化は、やったほうがいいという段階から、やらないと事業継続に支障が出る段階へと移りつつあります。

本記事では、電子化のメリットと国の動き、紙から電子へ移す7ステップ、LIFE連携と介護情報基盤の関係、介護テクノロジー導入支援事業をはじめとする補助金の活用法、そして職員教育・暫定期の併用・データセキュリティといった運用設計までを実務目線で解説します。働き方の面でも、「事務作業が多いから介護職を辞めたい」という離職理由を減らすことにつながります。本サイトの介護DX解説の各論として位置づけています。

介護記録の電子化とは｜単なるペーパーレス化ではない3つの意味

介護記録の電子化は、手書きをパソコン入力に置き換えるだけの話ではありません。厚生労働省「介護ソフトを選定・導入する際のポイント集」は、ここに3層の意味があると整理しています。

1. 記録から請求までの一気通貫

これまでは、ケア記録・介護報酬請求書・ケアプラン・サービス利用票をそれぞれ別の書類として作り、そのたびに転記が発生していました。介護ソフトを入れれば、ケア記録の入力が自動で集計され帳票として出力され、国保連への介護報酬請求までつながります。厚労省の手引きは、この形で文書量の4〜5割削減が達成できると示しています。

2. データ連携の標準化（LIFE・ケアプランデータ連携システム）

科学的介護情報システム（LIFE）は2021年4月から動いている厚労省の仕組みです。利用者の状態とケアの内容をCSVで送ると、全国のデータに基づくフィードバックが返ってきます。LIFE関連加算（科学的介護推進体制加算など）を算定するには、LIFEへのデータ提供が欠かせません。また国民健康保険中央会の「ケアプランデータ連携システム」（令和5年度本格稼働）は、居宅介護支援事業所と居宅サービス事業所の間でケアプランとサービス利用票をオンラインでやり取りする仕組みです。令和6年度介護報酬改定では、このシステムの利用が居宅介護支援費の算定要件に組み込まれました。

3. 介護情報基盤への接続（2026年4月〜）

2026年4月に運用が始まる介護情報基盤は、要介護認定情報・LIFE情報・ケアプラン・主治医意見書・住宅改修費利用等情報を全国で一元的に電子共有する仕組みです。利用者本人・自治体・介護事業所・医療機関が、本人の同意のもとで必要な情報を見られるようになります。電子化が前提となるため、2026年度以降は介護情報基盤への接続が業界の標準になっていきます。

数字で見る介護記録電子化の効果｜文書量4〜5割削減、ICT導入支援は拡大

「電子化したら本当に楽になるのか」。この現場の疑問に、公的データから答えを出します。

文書量4〜5割削減と転記ミスの減少

厚生労働省「介護事業所におけるICT機器・ソフトウェア導入に関する手引き」に載っているZ社の事例では、ICT機器を導入したことで1事業所あたり月平均で紙の文書量が4〜5割減ったと報告されています。減った対象は幅広く、アセスメントシートやサービス担当者会議録、サービス提供表や介護給付費明細書、送迎・入浴の実施記録、加算チェックシートやスクリーニング様式にまで及びます。

ICT導入支援事業の実績推移

厚労省「介護テクノロジー導入支援事業」の資料によると、ICT導入支援事業の補助事業所数は令和元年度の195事業所から、令和2年度2,560事業所、令和3年度5,371事業所へと増えました。同じ時期に介護ロボット導入支援事業の補助計画件数も平成27年度58件から令和3年度2,720件まで伸びており、国の補助金が現場のテクノロジー導入を強く後押ししてきたことが分かります。

LIFE対応の介護ソフトは全体の約6割

厚生労働省「介護事業所におけるICTを通じた情報連携に関する調査研究」（令和3年度）によれば、調査対象の介護情報システム81製品のうち48製品（59.3%）がLIFEに対応済みでした。未対応の33製品のうち、今後対応する予定があるものは28.6%にとどまっています（令和3年時点）。その後LIFE関連加算の広がりとともにこの比率は急速に上がっており、新しく買うならLIFE標準仕様の実装は必須条件だと考えてよい状況です。

介護労働者の40%が事務作業を負担と回答

厚生労働省の関連調査では、介護労働者の約40%が「事務作業の多さ」を負担に感じると答えています。離職理由の上位にも事務量の多さが入っており、記録の電子化は労務の改善と人材の定着という観点からも重要です。

紙→ICT移行の7ステップ｜厚労省「ICT機器・ソフトウェア導入手引き」に沿う

厚生労働省「介護事業所におけるICT機器・ソフトウェア導入に関する手引き」は、導入の進め方を7つのステップに整理しています。現場でそのまま使えるように、各段階でやるべきことをまとめました。

Step1: ICT機器・ソフトウェア導入計画の作成

何のために導入するのか（業務の効率化、文書量の削減、LIFE加算の算定など）をはっきりさせ、現場の困りごとを洗い出します。施設長・主任・現場リーダー・事務担当者を集めたプロジェクトチームを組みます。

Step2: 導入する介護ソフト・ICT機器を検討

介護ソフトのベンダーへの問い合わせ、近隣事業所の見学、都道府県の介護生産性向上総合相談センターへの相談という3つの入口から情報を集めます。最低限の必須機能は、LIFE標準仕様の実装、ケアプランデータ連携システムへの対応、国保連請求への対応の3点です。

Step3: 業務フローの見直し

記録から請求、ケアプラン、LIFE送信までの流れを業務フロー図に書き出します。紙でやっていた工程を電子に置き換えるのではなく、電子を前提に業務工程そのものを組み直すことが成功の鍵です。

Step4: 実施体制の整備

運用責任者・ICT担当・LIFE担当を職員のなかから任命し、ベンダーとの窓口を一本化します。タブレット端末は1ユニットあたり2〜3台が目安です。Wi-Fi環境や、端末を紛失したときのリモートワイプなどのセキュリティ設定も同時に整えます。

Step5: 関係者への説明

利用者と家族を集めた説明会を開き、介護記録が電子化されることと個人情報の取扱いを伝えます。同意書を整え、電子署名に対応する場合の選択肢も用意しておきます。

Step6: 職員研修

ベンダーによる研修と施設内研修の2段構えで行います。厚労省のポイント集は、過渡期には従来の介護ソフトを併用しながら少しずつ移すことも可能だとし、慣れるまで時間がかかる職員には個別のフォローが有効だと勧めています。集合研修とOJT、動画マニュアルを組み合わせると効果的です。

Step7: 導入効果の検証

導入から3〜6か月の時点で、文書量がどれだけ減ったか、残業時間がどう変わったか、転記ミスが減ったかを確認します。数字で効果を示せれば、次の投資の説明材料にもなります。

介護記録電子化を語る際、登場する3つの公的システムは混同されがちです。違いと連動関係を整理します。

3つのシステムは「役割分担」

厚労省は2025年6月の社会保障審議会介護保険部会で、介護情報基盤とケアプランデータ連携機能を統合する方針を示しました。介護事業所側から見ると、(1) 日々のケア記録はLIFEに送信して加算算定、(2) ケアプランは居宅と訪問・通所の間でデータ連携、(3) 自治体・医療機関への情報共有は介護情報基盤、という3層構造になります。

LIFEへのデータ提供は加算算定の必須要件

令和3年度介護報酬改定で新設された「科学的介護推進体制加算」や、リハビリ・口腔・栄養関連の各種加算は、LIFEへのデータ提供が算定要件です。提出するデータは利用者基本情報、ADL、認知機能、栄養状態、口腔機能など多岐にわたるため、介護ソフトのLIFE連携機能（CSV出力＆インポート）が必須となります。

ケアプランデータ連携システムの介護報酬上の優遇

令和6年度介護報酬改定では、居宅介護支援費（II）の算定要件として「ケアプランデータ連携システムの利用」が新設されました。45件未満・60件未満・60件以上の区分別に単位数が変わり、ICT活用が経営にも直結する仕組みです。ノーリフトケアの実践と同じく、ICT導入支援事業の補助金が併用可能です。

厚生労働省「介護テクノロジー導入支援事業」（地域医療介護総合確保基金）は、令和6年度に「介護ロボット導入支援事業」「ICT導入支援事業」を統合・再構築した制度です。介護記録ソフト・タブレット端末・通信環境整備が幅広く対象となります。

補助上限額（ICT機器・ソフト）

パッケージ型導入支援は最大1,000万円

「介護業務支援（介護ソフト）」と連動するテクノロジー（見守りセンサー・インカム等）を組み合わせて導入する場合は、機器等の合計経費400〜1,000万円までを都道府県が設定する額で補助できます。

補助率3/4の要件

• 職場環境の改善を図り、収支が改善された場合は職員賃金への還元を導入効果報告に明記
• 第三者（介護生産性向上総合相談センター等）による業務改善支援を受けること
• LIFEへのデータ提供を行うこと、または提供を予定していること
• または「文書量半減を実現させる導入計画」を提出すること

上記要件を満たさない場合は補助率1/2となります。要件を満たす意味は大きく、職員1人あたり数十万円規模で補助額が変わります。

その他の補助金との併用

• IT導入補助金（経産省）：通常枠 補助率1/2〜2/3、上限150万円。介護ソフト・勤怠管理ソフトが対象。「カイポケ」など登録ITツール経由で申請。
• 介護情報基盤導入助成金（国保中央会）：2025年10月から受付開始。カードリーダー購入費・接続設定費が対象。199床以下の病院または診療所は補助率3/4、上限39.8万円。
• 都道府県独自補助金：地域医療介護総合確保基金を財源として各都道府県が独自の上乗せを設定。

原則として複数の補助金は重複申請不可ですが、対象経費を分けて使い分けることは可能です。事前に都道府県の介護生産性向上総合相談センターに相談するのが鉄則です。

現場で「使われる」記録システムを定着させる5つのコツ

システムを入れただけでは現場は動きません。導入後に使われ続けるかどうかは、次の5つの勘所で決まります。

1. 入力の手数を減らす設計にする

タブレットの文字入力は、慣れないうちは想像以上に時間がかかります。音声入力、選択式のテンプレート、よく使う文言の定型登録を最初に整えておくと、現場の抵抗は小さくなります。入力項目を増やしすぎないことも同じくらい大切です。項目が増えるほど、職員は記録から遠ざかります。

2. 「記録のための記録」を捨てる

紙の時代の様式をそのまま画面に移すと、入力する項目だけが増えて負担になります。電子化は、本当に必要な記録は何かを問い直す好機です。何年も使っていない欄、誰も見返さない欄は、この機会に思い切って削りましょう。

3. リーダーを1人決めて権限を持たせる

現場に精通した職員をキーパーソンに据え、設定の変更やベンダーとの交渉を任せます。誰が責任を持つかが曖昧なままだと、困りごとが「誰かの課題」のまま放置されます。名指しで任せることが、定着の第一歩です。

4. 暫定期間をあらかじめ認める

紙と電子の二重運用は、移行期には避けられません。大切なのは、二重運用がいつまで続くのかを先に決めておくことです。期限が見えていれば現場は見通しを持って耐えられますが、期限のない二重運用がいちばん疲弊します。

5. 効果を数字で現場に返す

残業が何時間減ったか、記録にかける時間がどれだけ短くなったかを定期的に共有します。自分たちの負担が本当に軽くなっていると実感できれば、定着は自然に進みます。逆に、効果が見えないまま我慢を強いると、せっかくの投資が「また面倒なものが増えた」で終わってしまいます。

まとめ｜2026年4月の介護情報基盤稼働を見据えた今日からの一歩

介護記録の電子化は、手書きを画面入力に置き換えるだけの話ではありません。記録から請求までを一気通貫にし、LIFEやケアプランデータ連携システムでデータを標準化し、2026年4月に動き出す介護情報基盤へつなぐ。この3層で捉えると、いま何をすべきかが見えてきます。

進め方は厚労省の手引きに沿った7ステップがそのまま使えます。計画を作り、ソフトを選び、業務フローを電子前提で組み直し、体制を整え、利用者と家族に説明し、職員を研修し、3〜6か月で効果を検証する。この順序を飛ばすと、機器は入ったのに使われないという結末になりがちです。

費用の面では、介護テクノロジー導入支援事業でICT機器に1事業所あたり最大250万円、要件を満たせば補助率3/4が支給されます。補助金は機器の購入費を軽くするだけでなく、業務改善の計画を整理する機会にもなります。申請書を書く過程そのものが、自事業所の課題を言葉にする作業になるからです。

2026年4月の介護情報基盤の稼働は、電子化を「検討中」にとどめておける猶予が終わることを意味します。まずは自事業所の紙の量を数えるところから始めてください。どの書類がどれだけあるかを把握するだけで、最初の一歩は見えてきます。

電子化は一度に全部をやる必要はありません。記録の一部から始め、手応えを確かめてから広げる。その順番を守るだけで、現場の反発はかなり小さくなります。