特定技能「介護」受け入れの流れと手続き完全ステップ

「特定技能の外国人を採用したいが、何から手をつければいいのか分からない」。介護施設の管理者や採用担当者からよく聞く声です。制度の概要を解説する情報は増えましたが、実際に1人を受け入れて働き始めてもらうまでに、どの順番で、どの申請を、いつまでに行うのかを通しで示した資料は意外と多くありません。書類の準備や協議会の手続きは並行して進める部分も多く、全体像が見えないまま着手すると、申請の差し戻しや着任の遅れにつながりがちです。

そこで本記事では、受け入れ完了までの手続きを「海外にいる人材を採用する経路」と「すでに日本国内にいる人材を採用・転職受け入れする経路」の2つに分け、ステップごとに整理しました。あわせて、つまずきやすい必要書類をチェックリスト形式でまとめ、申請から就労開始までの標準的なスケジュール感、受け入れ後に続く届出義務までを通しで示します。制度そのものの定義や試験内容、5つの受け入れ制度の比較、費用の内訳は別記事にゆずり、本記事はあくまで「手続きの流れ」に絞って、施設担当者が段取りを組めることを目標に解説します。

本題の手続きに入る前に、前提を1〜2文だけ確認します。特定技能「介護」は、一定の技能と日本語能力を確認したうえで外国人が介護現場で働ける在留資格で、1号は在留期間が通算で上限まで、支援計画の策定・実施が受入機関の義務になります。制度の定義・試験・在留期間の詳細は特定技能（介護分野）とはを、EPA・技能実習・育成就労などとの使い分けは外国人介護人材の受け入れガイドをご覧ください。

受け入れの入口になる「ルート」は、大きく4つあります。手続きの流れは、このうちどのルートで来た人材かによって少しずつ変わります。

• (1) 試験合格ルート：介護技能評価試験と日本語の試験（国際交流基金日本語基礎テストまたは日本語能力試験N4以上＋介護日本語評価試験）に合格した人。海外在住者の多くがこのルートです。
• (2) 技能実習2号からの移行ルート：介護職種の技能実習2号を良好に修了した人は、技能試験・日本語試験が免除され、国内で在留資格を切り替えます。
• (3) 在留中の特定技能外国人の転職受け入れ：すでに別の施設で特定技能「介護」として働いている人を、同じ介護分野内で転職者として受け入れるケース。特定技能は同一分野内での転職が認められています。
• (4) 養成施設修了・EPA満了などのルート：介護福祉士養成施設の修了者や、EPA介護福祉士候補者として在留期間を満了した人なども対象になります。

このうち海外から来るのは主に(1)、国内で切り替えるのが(2)〜(4)です。次章以降で、海外採用と国内採用それぞれの流れを追います。

海外に住む試験合格者を採用する場合は、入国前に「在留資格認定証明書（COE）」の交付を受けてから査証（ビザ）を取得する流れになります。受入機関側の準備が多い経路です。順を追って見ていきます。

STEP1　受け入れ要件の確認と協議会への入会

まず自施設が受入機関（特定技能所属機関）の要件を満たすかを確認します。報酬を日本人と同等以上にする、欠格事由に該当しない、支援体制があることなどが基準です。あわせて、厚生労働省が組織する「介護分野における特定技能協議会」へ入会します。2024年（令和6年）5月末以降の運用では、初めて特定技能で受け入れる場合でも在留諸申請の前に入会が必要で、申請時に入会証明書の提出を求められます。入会は事業所単位ではなく受入機関（法人）単位で行い、入会費・年会費はかかりません。入会証明書の発行までは事務局・厚労省の確認を経て2〜3週間程度が目安です。

STEP2　求人・マッチングと候補者の選定

送り出し機関や人材紹介を通じて候補者を募り、面接（オンライン含む）で選定します。技能試験・日本語試験の合格状況を確認します。

STEP3　雇用契約の締結

特定技能雇用契約を結びます。報酬額・労働時間・業務内容を日本人職員と同等以上の条件で定め、雇用条件書を本人が理解できる言語でも用意します。

STEP4　1号特定技能外国人支援計画の策定

事前ガイダンスから定期面談まで10項目の義務的支援を、誰がいつ行うかを定めた支援計画書を作成します。直近2年間に外国人労働者の受け入れ実績がない事業所などは、自社で支援体制の要件を満たせないため、後述の登録支援機関への委託が実質的に必須になります。

STEP5　在留資格認定証明書交付申請

事業所を管轄する地方出入国在留管理局に、在留資格認定証明書交付申請を行います。申請人（外国人）・所属機関（法人）・分野別の3種類の書類に加え、協議会の入会証明書、誓約書などを提出します。審査の標準的な期間はおおむね1〜3か月です。

STEP6　認定証明書の受領と査証申請

交付された在留資格認定証明書を本人に送付し、本人が現地の在外公館で査証（ビザ）を申請します。ビザ発給・渡航準備でさらに1か月程度を見込みます。

STEP7　入国・就労開始

入国時に空港で在留カードの交付（上陸許可）を受け、受入機関は空港から住居・事業所への送迎を行います。生活オリエンテーションや公的手続きの同行など、支援計画に沿った支援を開始し、就労がスタートします。就労開始後は、受け入れた外国人の情報を4か月以内に協議会へ登録するほか、四半期ごとの定期届出が必要です。

すでに日本国内にいる外国人を採用する場合は、入国手続きが不要なぶん工程が短くなります。代表例は、介護職種の技能実習2号を良好に修了した人、留学生で試験に合格した人、そして他施設で特定技能「介護」として働いていた人の転職受け入れです。共通するのは、入国ではなく「在留資格変更許可申請」で在留資格を切り替える点です。

STEP1　受け入れ要件の確認と協議会への入会

海外採用と同じく、受入機関要件の確認と協議会入会を先に済ませます。他の在留資格（技能実習・在留資格「介護」・EPAなど）で外国人を受け入れた実績があっても、特定技能で受け入れるなら協議会への入会は別途必要です。

STEP2　候補者の確認（試験合格 or 試験免除の確認）

技能実習2号を良好に修了した人は、技能試験・日本語試験が免除されます。留学生など他の在留資格からの切り替えは、原則として介護技能評価試験と日本語の試験への合格が必要です。転職受け入れの場合は、すでに特定技能「介護」の在留資格を持っているため、分野内での転職として受け入れられます。

STEP3　雇用契約の締結と支援計画の策定

特定技能雇用契約を結び、1号特定技能外国人支援計画を作成します。転職受け入れでも、支援は新しい受入機関が改めて担うため、支援計画は自施設として用意します。

STEP4　在留資格変更許可申請

本人の住居地または事業所を管轄する地方出入国在留管理局に、在留資格変更許可申請を行います。提出書類の構成は海外採用と同様に申請人・所属機関・分野別の3種類で、協議会の入会証明書なども添付します。審査期間はおおむね1〜3か月が目安です。

STEP5　許可・就労開始

変更が許可されると新しい在留カードが交付され、特定技能「介護」としての就労を開始できます。出国を伴わないため、認定証明書の送付やビザ申請の工程がない分、海外採用より早く着任できるのが一般的です。就労開始後の協議会への外国人情報登録や四半期ごとの定期届出は、海外採用と同じく必要です。

注意：在職中の人を採用する場合のタイミング

技能実習2号からの移行や他社からの転職では、現在の在留期限と前職の退職日との兼ね合いが重要です。在留資格の変更が許可されるまで新しい在留資格での就労はできないため、許可が下りる前に前職を離れてしまうと空白期間が生じます。退職日と申請スケジュールは本人・前職と調整しながら進めます。

海外採用と国内採用の違いを一覧で整理します。最大の差は「入国手続きの有無」で、それが必要書類・期間・段取りに影響します。

期間はいずれも「在留審査だけで1〜3か月」が目安で、これに候補者選定・契約・書類準備の時間が前にのり、海外採用ではさらに査証申請と渡航が後ろに加わります。余裕をもって逆算するなら、海外採用は着任希望日の半年前、国内採用は3〜4か月前から動き始めると安全です。費用の内訳は特定技能「介護」受け入れ費用はいくら？で詳しく扱っています。

受け入れで最も多い失敗が「思ったより時間がかかり、人員計画に穴があく」ことです。各工程にかかる期間の目安を、海外採用・国内採用それぞれの標準スケジュールとして示します。期間はあくまで一般的な目安で、書類の不備や繁忙期、地方出入国在留管理局の混雑状況によって前後します。

海外採用の標準スケジュール（着任まで約5〜6か月の例）

国内採用の標準スケジュール（着任まで約3〜4か月の例）

国内採用は入国・査証の工程がないぶん短くなりますが、在職者を採用する場合は前職の退職日と許可日の調整が必要です。逆算して、海外採用は着任希望日の約半年前、国内採用は3〜4か月前に動き始めるのが目安になります。

在留資格の申請書類は、大きく「申請人（外国人）に関する書類」「所属機関（受入機関・法人）に関する書類」「介護分野に関する書類」の3カテゴリに分かれます。実際の様式・最新の一覧は出入国在留管理庁の介護分野ページで必ず確認してください。ここでは、つまずきやすい書類を中心に整理します。

申請人（外国人）に関する主な書類

• 在留資格認定証明書交付申請書（海外採用）または在留資格変更許可申請書（国内採用）
• 証明写真（規格を満たすもの）
• 技能試験・日本語試験の合格証明書（技能実習2号修了者は修了を示す書類で免除を証明）
• パスポート・在留カード（国内採用の場合）の写し
• 健康診断個人票

所属機関（受入機関・法人）に関する主な書類

• 特定技能雇用契約書・雇用条件書の写し
• 1号特定技能外国人支援計画書
• 登記事項証明書・役員の住民票など法人の基礎書類
• 労働保険・社会保険の納付状況に関する書類、納税証明書
• 報酬に関する説明書（日本人と同等以上であることの説明）

介護分野に関する主な書類

• 介護分野における特定技能協議会の入会証明書
• 介護分野における特定技能外国人の受入れに関する誓約書
• 事業所が介護サービスを行っていることを示す指定通知書など

支援計画書と雇用条件書は本人が十分に理解できる言語での説明・併記が前提になります。納付・納税関係の証明は取得に日数がかかることがあるため、早めに着手するのが安全です。

在留資格の許可・入国がゴールではありません。受け入れ後にも継続的な手続きと支援義務があります。これらを怠ると、次の受け入れや在留期間更新に影響するため、担当者を決めて運用に組み込みます。

就労開始直後にやること

• 協議会への外国人情報の登録：受け入れた外国人の情報を、受け入れた日から4か月以内に協議会へ登録します（雇用条件書などを提出）。
• 支援計画に沿った初期支援：空港送迎、住居・ライフラインの契約補助、生活オリエンテーション、公的手続きの同行などを計画どおり実施します。

継続的に必要な届出（受入機関の義務）

• 四半期ごとの定期届出：受入れ状況・活動状況・支援実施状況などを、翌四半期の初日から14日以内に地方出入国在留管理局へ届け出ます（支援の全部を登録支援機関に委託した場合、支援実施状況の届出は登録支援機関が行います）。
• 随時届出：雇用契約の変更、支援計画の変更、非自発的離職者の発生などがあった場合は、その都度の届出が必要です。
• 定期面談：支援責任者等が本人および上司と3か月に1回以上面談し、労働基準法違反などがあれば通報します。

巡回訪問への対応

協議会事務局は、登録情報に基づいて受入事業所への定期的な巡回訪問を行うことがあります。訪問前には事前質問票の記入を求められますが、事前質問票以外に特別に用意する書類は基本的にありません。日頃から支援記録や届出を整えておけば、巡回訪問にも落ち着いて対応できます。

受け入れ実務でつまずきやすいのが「支援を自社で行えるか」の判断です。1号特定技能外国人には、事前ガイダンス、出入国時の送迎、住居確保、生活オリエンテーション、公的手続きの同行、日本語学習機会の提供、相談・苦情対応、日本人との交流促進、転職支援、3か月に1回以上の定期面談という10項目の義務的支援が課されます。

これらをすべて自社で実施するには、就労系在留資格の外国人を直近2年間で適正に受け入れた実績や、支援責任者・支援担当者の選任、本人が理解できる言語での支援体制などの条件を満たす必要があります。直近2年間に外国人労働者の受け入れ実績がない事業所は、この要件を満たせないため、登録支援機関へ支援を委託することが実質的に必須です。登録支援機関に義務的支援の全部を委託すると、受入機関は支援体制の基準を満たしているものとみなされます。

登録支援機関は出入国在留管理庁の登録を受けた事業者で、庁のホームページの登録簿で公開されています。委託する場合も、支援計画書の作成責任は受入機関側に残る点に注意してください（作成のサポートは依頼できます）。初めての受け入れでは、協議会入会・在留申請・支援委託をワンストップで支援できる登録支援機関を選ぶと、段取りの抜け漏れを防ぎやすくなります。

受け入れ実務でつまずきやすいポイントを、相談の多い順にまとめます。事前に押さえておくと、申請の差し戻しや着任遅れを防げます。

• 協議会入会のタイミング誤り：2024年（令和6年）5月末以降は在留諸申請の前に入会が必要です。「申請してから入会すればよい」と考えていると、入会証明書が間に合わず申請が進みません。入会証明書の発行に2〜3週間かかる点も逆算に含めます。
• 支援体制要件の見落とし：直近2年間に外国人労働者の受け入れ実績がない事業所は、自社支援の要件を満たせません。委託前提なら、早めに登録支援機関を選定します。
• 受け入れ人数枠の超過：事業所単位で、特定技能外国人は常勤介護職員の総数が上限です。複数名をまとめて採用する計画では、自施設の常勤数を先に確認します。
• 書類取得の遅れ：納税証明書や社会保険・労働保険の納付状況に関する書類は取得に日数がかかります。申請直前ではなく、候補者選定と並行して着手します。
• 在職者の退職日と許可日のズレ：国内採用で在職者を迎える場合、変更許可が下りる前に前職を辞めると就労できない空白期間が生じます。退職日は許可の見込みを踏まえて調整します。

特定技能「介護」の受け入れは、外国人材が海外にいるか国内にいるかで手続きが分かれますが、共通する骨格は「受入機関要件の確認と協議会入会 → 雇用契約 → 支援計画の策定 → 在留申請 → 就労開始」です。海外採用は在留資格認定証明書交付申請と査証・渡航が加わるぶん、国内採用より時間がかかります。在留審査だけで1〜3か月かかるため、着任希望日から逆算して早めに動くことが、現場の人員計画を崩さない最大のコツです。

初めての受け入れで支援体制の要件を満たせない場合は、登録支援機関への委託が前提になります。協議会入会・在留申請・支援委託の段取りを一つずつ確認しながら、無理のないスケジュールで進めてください。費用面は特定技能「介護」受け入れ費用はいくら？、制度全体の比較は外国人介護人材の受け入れガイドもあわせて参考にしてください。