介護事業所の電子申請が原則化｜指定申請・加算届出331手続を国の調査で検証

2026年4月、介護事業所の事務にひとつの区切りがありました。指定申請や変更届、加算の届出を、厚生労働省の「電子申請・届出システム」で提出することが原則になったのです。経過措置は2026年3月31日で終わり、以降は原則として書面による申請を受理しない、と告知する自治体が相次いでいます。

とはいえ、現場の感覚としては「前から電子で出していた」「うちはメールで送っていた」という事業所も多いはずです。では、原則化の前は実際どうだったのでしょうか。

ここで手がかりになるのが、デジタル庁が公表している行政手続の悉皆調査です。全75,071手続について、オンライン化の状況や使っているシステム名、添付書類、処理期間が記録されています。このデータから介護事業者が行う申請等331手続を抜き出して集計したところ、原則化前の実態がはっきり見えてきました。オンライン化済みとされた手続きの4件に1件は、システムではなく電子メールだったのです。

電子申請・届出システムは、厚生労働省が全国で運用しているシステムです。独立した新システムではなく、介護サービス情報公表システムの機能を拡張する形で作られており、2022年（令和4年）11月から運用が始まっています。

画面上で申請書や付表を直接ウェブ入力でき、添付資料もあわせて提出できます。申請の受付状況や結果もシステム上で確認できるため、郵送や持参の手間と、到着したかどうか分からない不安がなくなる設計です。

対象になる手続き

自治体の告知で共通して挙げられているのは、次の7種類です。

• 新規指定申請
• 指定更新申請
• 変更届出
• 廃止・休止届出
• 再開届出
• 指定辞退届出
• 介護給付費算定に係る体制等に関する届出（加算の届出）

実務で頻度が高いのは変更届と加算の届出でしょう。人員体制が変わるたび、加算を取るたびに発生する手続きが、すべてシステム経由になります。

対象になるサービス

市町村が指定権者となる地域密着型サービス、居宅介護支援、介護予防支援、基準該当サービス、介護予防・日常生活支援総合事業が対象です。都道府県が指定権者となる居宅サービスや施設サービスについても、各都道府県が順次システムでの受付を開始しています。自分の事業所がどの指定権者の管轄かによって案内先が変わるため、確認が必要です。

原則化は突然決まったものではなく、段階を踏んでいます。

「やむを得ない事情」はどう扱われるか

原則化といっても、例外がまったくないわけではありません。自治体の告知では、やむを得ない事情によりシステムを使って提出できない場合は、電子メールの利用その他の適切な方法とすることができる、とされています。ただし多くの自治体が事前相談を必須としており、黙って紙で送れば受理されると考えるのは危険です。

実際、「原則、書面による申請・届出は受理いたしません」と明記している自治体もあります。運用の厳格さには地域差があるため、自分の指定権者がどう案内しているかを確認しておくことが実務上の第一歩になります。

ここからが本題です。デジタル庁は情報通信技術活用推進法25条2項に基づき、国の法令に基づく行政手続を悉皆調査した結果を公表しています。令和6年度調査の対象は75,071手続で、手続きごとにオンライン化の状況、使用システム名、添付書類、処理期間が記録されています。

このデータから、介護分野で手続主体が「民間事業者等」かつ手続類型が「申請等」の331手続を抽出しました。実績は令和5年度、つまり原則化の前のスナップショットです。

オンライン化率は全体平均より高い

介護保険制度に関する事業者手続きの86.7%という数字は、全体平均51.6%を大きく上回ります。介護分野の事業者向け手続きは、行政手続き全体のなかではかなり電子化が進んでいた分野だと言えます。

ただし「オンライン化済み」の中身を開けると

問題はここからです。オンライン化済みとされた手続きについて、実際に使われているシステム名を集計しました。

最多の介護サービス情報公表システム168件は、まさに電子申請・届出システムの実体です。このシステムが同システムの機能拡張として作られているためで、データ上もそのように記録されています。

注目すべきは2位と3位です。電子メールと電子メール等を合わせて56件、システム名が記録された235件の23.8%を占めていました。つまり「オンライン化実施済」と集計されていた手続きの、およそ4件に1件はメール送信だったことになります。

これは調査のごまかしではありません。紙の郵送や窓口持参に比べればメール提出は明確に電子化ですし、自治体側も現に受け付けていました。ただ、「オンライン化率86.7%」という数字が示す実態には、様式をシステムに直接入力する形と、Excelを添付してメールを送る形が混在していたということです。2026年4月の原則化は、この後者をシステムへ寄せる動きだと理解すると、現場の変化が理解しやすくなります。

残る未実施35件は日常の手続きではない

では、オンライン化されていなかった35件は何だったのでしょうか。中身を確認すると、日常的に発生する指定申請や加算届出ではなく、周辺の手続きが並んでいました。

• 指定市町村事務受託法人・指定都道府県事務受託法人に係る指定の申請や名称変更の届出
• 生活保護法に基づく指定介護機関の指定申請・変更届
• 介護労働者の雇用管理についての改善計画の認定
• バリアフリー法（高齢者、障害者等の移動等の円滑化の促進に関する法律）に関する手続き 6件

回答された理由も「上記に該当しない」15件、「オンライン化実施予定」10件が中心で、「性質上、電子化すべきでない」は2件にとどまります。一般の介護事業所が月次・年次で回している手続きは、原則化の前からおおむね電子化の射程に入っていたと読めます。今回の原則化は、未対応の手続きを電子化する話というより、すでに電子化されていた手続きの提出経路をメール等からシステムへ一本化する意味合いが強いということです。

出典：「行政手続等の棚卸調査結果」（デジタル庁）をもとにカイゴニュース編集部作成。実績は令和5年度で、原則化前の状況を示します。

電子申請に切り替えるとき、実務でいちばん引っかかるのが添付書類です。申請書はウェブ入力できても、添付する原本が紙であれば、結局郵送が発生してオンラインで完結しません。

そこで、同じ331手続について求められる添付書類を集計しました。

具体的に名前が挙がった添付書類のなかで、登記事項証明書（商業）が128件で突出して最多でした。法人が指定を受けたり、名称や代表者を変更したりするたびに求められる書類です。

登記情報提供サービスという回避策

この登記事項証明書こそが、電子申請でオンライン完結を妨げる最大の要因でした。原本の提出を求められれば、システムに入力したうえで別途郵送することになるからです。

これに対する解が、法務局の登記情報を有料でオンライン閲覧できる登記情報提供サービスです。ここで取得した「照会番号」を通知すれば、行政機関側がオンラインで登記事項を確認できるため、原本の郵送が不要になります。自治体の利用準備手引きでも、GビズIDと並ぶ事前準備として案内されています。

つまり、電子申請をオンラインで完結させるための実務上の要点は、次の2つに集約されます。

• GビズIDプライムを取得する（システムへのログインに必須）
• 登記情報提供サービスに登録する（最多の添付書類である登記事項証明書の原本提出を回避する）

なお、自治体によっては登記事項証明書について「郵送または持参」と「登記情報提供サービスの利用」の両方を案内しているところもあります。どちらで運用しているかは指定権者ごとに確認してください。

集計を進めるなかで、電子化の進み方とは別に気になるデータが2つ出てきました。どちらも、事業所が申請の見通しを立てにくい理由を説明しています。

1. 処理期間の過半が「不明」

この調査には、申請から処理までの標準的な期間を記入する欄があります。介護事業者が行う申請等331手続について、非オンラインの場合の処理期間を集計すると次のようになりました。

「不明」103件、空欄58件、「地方における手続であることから把握が困難」16件を合わせると177件、全体の53.5%になります。標準的な処理期間が国として把握できていない手続きが半分を超えているということです。

指定申請を出してから指定日までどれくらいかかるのか、加算の届出がいつ受理されるのかが読みにくいのは、事業所側の情報不足ではなく、制度側にもデータがない部分がある、というのが実態に近いと考えられます。新規指定申請について「指定希望日の2か月前を目途に必ず事前相談を」と案内する自治体があるのは、この見通しの立てにくさへの現実的な対応でしょう。

2. 8割が自治事務という構造

もうひとつは事務区分です。介護事業者が行う申請等331手続のうち、264件（79.8%）が自治事務でした。法定受託事務はわずか3件です。

自治事務は、地方公共団体が自らの責任で処理する事務です。つまり運用の詳細を各自治体が決められる領域が大きく、同じ制度でも自治体によって求める書類や運用の厳しさが変わりやすい構造になっています。

電子申請の原則化についても、「原則として書面は受理しない」と踏み込む自治体もあれば、当面は従来の方法も併用すると案内する自治体もあります。全国一律のシステムが導入されても、運用面の地域差は残ると考えたほうが現実的です。複数の自治体にまたがって事業所を持つ法人ほど、この差を前提に事務フローを組む必要があります。

資格の手続きとは対照的

参考までに、同じ調査データで介護の資格手続きを集計すると、介護福祉士の申請系34手続は85.3%がオンライン化済みである一方、介護支援専門員（ケアマネジャー）の申請系13手続はすべて未実施でした。事業者向けの手続きが全国共通のシステムで原則化まで進んだのに対し、都道府県ごとに処理される資格事務は取り残されています。詳しくは介護福祉士・ケアマネの資格手続き、オンライン化の現在地で整理しています。

1. GビズIDは「プライム」でないと使えない

GビズIDにはプライム、メンバー、エントリーの3種類がありますが、電子申請・届出システムで使えるのはプライムとメンバーだけです。エントリーでは利用できません。まず法人代表者名義でプライムを取得し、実務担当者にはメンバーアカウントを発行する形になります。事業所ごとにプライムを取る必要はありません。

2. 取得に2週間から1か月かかる

GビズIDプライムの取得には書類審査があり、2週間程度、自治体によっては1か月ほどかかると案内されています。指定更新や加算の届出には期限があるため、申請の直前に取ろうとすると間に合いません。まだ持っていない法人は、具体的な申請予定がなくても先に取得しておくのが安全です。

3. 登記情報提供サービスの登録も先に済ませる

最多の添付書類である登記事項証明書の原本提出を回避するには、登記情報提供サービスへの登録が必要です。有料サービスであり登録手続きも要するため、GビズIDと同じタイミングで準備しておくと二度手間になりません。

4. 新規指定は事前相談を前提に逆算する

新規指定申請について、指定希望日の2か月前を目途に事前相談を求める自治体があります。システムで出せるようになったからといって締切が緩くなるわけではないため、開設スケジュールは従来どおり余裕を持って組む必要があります。

5. 申請後は放置せず状況を確認する

電子申請では内容審査の結果、差戻し（不受理）になる場合があります。差戻しに気づかず放置すると期限に間に合わないため、システムの「申請届出状況確認」画面で定期的に状況を確認するよう案内されています。出したら終わりではない点は紙の申請と同じです。

添付ファイルは使い回しを前提に整理しておく

電子申請・届出システムでは添付書類を電子ファイルで提出するため、複数の申請・届出で同じファイルを活用できます。平面図、運営規程、資格証の写しなど、繰り返し求められる書類をあらかじめPDF化してフォルダで整理しておくと、変更届や加算届出のたびの作業が軽くなります。

様式は厚生労働大臣が定めるものに統一されている

2024年3月15日の告示により、指定申請の様式は厚生労働大臣が定める様式と標準様式に統一されました。自治体独自様式を前提に作り置きしていた書式がある場合は、現行様式との差分を確認しておく必要があります。厚生労働省のサイトでサービス類型ごとのPDF版・EXCEL版とチェックリストが公開されています。

電子申請では申請書・付表の添付が不要になる

システムに直接入力するため、申請書と付表についてはファイルを添付する必要がないと案内している自治体があります。紙の感覚で様式ファイルを作ってから添付しようとすると二度手間になるので、まずシステムの入力画面を確認してから作業を始めるのが効率的です。

操作マニュアルと動画はシステム内から取得できる

操作方法はログイン画面右上の「ヘルプ」から操作マニュアルや動画を参照できます。自治体によってはデモ環境の紹介資料も案内しているため、本番申請の前に画面の流れを把握しておくと安心です。

社労士に任せる選択肢もある

今回集計した331手続のうち58件は、社会保険労務士が代理で申請できる手続きとして記録されています。人員基準や加算に関わる届出は労務管理と地続きであるため、顧問社労士がいる法人は、どこまで委任するかを整理しておくと事務負担を分散できます。

2026年4月の原則化で何が変わったのかを、国の調査データとあわせて整理します。

• 指定申請・変更届・加算届出などは、やむを得ない事情がある場合を除き電子申請・届出システムでの提出が原則になった
• 原則化前の時点で、介護事業者の申請等331手続のうち70.7%、介護保険制度に関するものに限れば86.7%がすでにオンライン化済みだった（全手続平均は51.6%）
• ただしその内訳を見ると、システム名が記録された235件のうち56件（23.8%）は電子メールだった
• 最多の添付書類は登記事項証明書（商業）の128件で、登記情報提供サービスの照会番号で原本提出を代替できる
• 処理期間は53.5%が不明または未記載、事務区分の79.8%が自治事務で、見通しの立てにくさと地域差は構造的に残る

実務としてやることは明快です。GビズIDプライムの取得と登記情報提供サービスの登録を、申請予定の有無にかかわらず先に済ませておくこと。GビズIDは審査に2週間から1か月かかるため、期限のある更新申請や加算届出の直前に着手しても間に合いません。

そして、全国共通のシステムが入っても運用の細部は自治体ごとに違います。書面をどこまで受理するか、登記事項証明書をどう扱うか、事前相談をいつまでに求めるかは指定権者次第です。まずは自分の事業所を管轄する自治体の告知ページを一度読み直すところから始めてください。