介護保険の申請書類｜要介護認定申請に必要な書類・記入例・代理申請の方法

「介護保険を申請したいけれど、何の書類をどこに揃えればいいのか分からない」「親が入院中で本人が窓口に行けない」「申請書のどこをどう書けば認定がスムーズに進むのか不安」――要介護認定の申請は、初めての方ほど書類と窓口で戸惑いやすい手続きです。

市町村のホームページや窓口リーフレットには「申請書・被保険者証・マイナンバー」と最低限の記載しかなく、記入例や代理申請の具体的な進め方、入院中・施設入所中の段取りまでは触れていないのが現状です。

このページでは、要介護認定の申請に必要な書類を1点ずつ役割と入手方法から整理し、申請書のよくある記入ミス、窓口別の選び方、家族・地域包括・ケアマネ・成年後見人それぞれによる代理申請の手順、入院中の病院MSWとの連携、申請から30日の流れと結果が遅れたときの対処まで、ご家族の立場で実務的に解説します。あわせて、認定調査・主治医意見書・区分変更申請といった関連用語ページへのリンクも用意しているので、手続き全体の見取り図としてご活用ください。

要介護認定の申請に必要な書類は、原則として次の5点です。市町村によって細かな様式は異なりますが、用意するものの考え方は全国共通で、厚生労働省「介護保険制度について」のリーフレットでも基本書類が示されています。

① 要介護・要支援認定申請書

本人または代理人が記入する基本様式。市町村のホームページからダウンロードでき、窓口・地域包括支援センターでも入手できます。記入欄は申請区分（新規／更新／区分変更）、申請者氏名・住所・連絡先、被保険者氏名・生年月日・被保険者番号、主治医情報、認定調査の訪問先などです。窓口で記入することもできますが、事前に下書きしておくと滞在時間が10〜20分短くなります。

② 介護保険被保険者証（65歳以上の第1号被保険者）

65歳到達月に市町村から自動交付されるピンク色の証書です。紛失している場合は申請時に「紛失」と申告すれば再交付の手続きがその場で進みます。郵送申請の場合はコピーではなく原本を同封するのが原則です。

③ 健康保険証または資格確認書（40〜64歳の第2号被保険者）

第2号被保険者は介護保険被保険者証を持っていないため、医療保険の被保険者証で代用します。あわせて特定疾病（がん末期・関節リウマチ・パーキンソン病関連疾患・脳血管疾患など16疾病）の診断を受けていることが申請要件で、診断名は申請書または別添の医療情報確認書類に記入します。

④ マイナンバー確認書類＋身分証明書

市町村は介護保険資格の確認のため番号法に基づきマイナンバーを取得します。マイナンバーカード1枚で番号確認と本人確認が完結しますが、通知カードや住民票（番号入り）の場合は運転免許証など顔写真付き身分証を別途持参します。代理人が申請する場合は、本人のマイナンバー確認書類＋代理人の身分証＋委任関係を示す書類の3点セットが必要です。

⑤ 主治医情報（メモでもOK）

申請書に記入する項目で、医療機関名・所在地・電話番号・主治医氏名・最終受診日・次回受診予定日を控えておきます。市町村は主治医意見書を医療機関に依頼する形で取得するため、ここの情報が不正確だと意見書作成が遅れて認定全体が長引きます。診察券のコピーや、医療機関のホームページで住所と電話を再確認しておくと安全です。

このほか、印鑑（認印で可）、認定調査の連絡先電話番号、入院・入所中なら病院・施設の名称と部屋番号を控えておくと窓口で慌てません。詳しい認定調査の中身は認定調査とはで、主治医意見書の役割と費用は主治医意見書とはで確認できます。

申請書は1〜2枚のシンプルな様式ですが、記入の仕方を間違えると受理が止まったり、主治医意見書の作成が遅れて結果通知が遅延したりします。実務でよく起きる3つのミスと、それぞれの回避ポイントを整理します。

記入ミス① 申請区分の誤り（新規／更新／区分変更を取り違える）

申請書の冒頭にある「新規・更新・区分変更」の選択を誤ると、市町村側で訂正のために連絡が入り、半日〜1日処理が遅れます。判断のしかたは次のとおりです。

• 新規：これまで一度も認定を受けていない／前回の認定有効期間が切れて間が空いている
• 更新：現在の認定有効期間が満了する60日前以内（介護保険被保険者証に有効期限が記載されています）
• 区分変更：有効期間中に状態が大きく変わり、要介護度の見直しを希望する

退院直後で前回認定から状態が大きく変化した場合、更新ではなく区分変更申請を選ぶケースが多いです。判断に迷ったら市町村窓口や地域包括支援センターに電話で確認してから記入してください。

記入ミス② 主治医情報の不備（病院名だけで医師名・電話が空欄）

もっとも多いミスが主治医情報の記入漏れです。市町村は申請書に記載された住所・電話番号宛てに主治医意見書の依頼を送るため、「○○病院」だけ記入されていると意見書作成が依頼できず認定全体が止まります。

記入のコツは次の3点です。

• 診察券を見ながら、医療機関の正式名称と所在地（市区町村まで含めた住所）をそのまま転記する
• 主治医氏名は、診察券・領収書・お薬手帳のいずれかから漢字を確認する
• 最終受診日と次回受診予定日は分かる範囲で。直近2か月以内に受診していない場合は、申請前に一度受診しておくと意見書作成が早くなる

記入ミス③ 訪問調査の連絡先と訪問先住所の食い違い

本人は自宅、家族は別居というケースで起きやすいミスです。申請書の「訪問調査の訪問先」と「連絡先電話番号」が一致していないと、認定調査員が連絡を取りにくくなり、訪問日程の調整が1〜2週間遅れることもあります。

本人が入院中・施設入所中の場合は、訪問先には病院・施設の住所と部屋番号、連絡先には家族の携帯電話を書き、備考欄に「日中は家族携帯のみ繋がります」と一言添えるのが実務的な書き方です。

申請を提出できる窓口は、市町村の介護保険担当課のほか、地域包括支援センターや居宅介護支援事業所など複数あります。それぞれ役割が少し異なるので、ご家族の状況に合わせて選び分けるのがコツです。

① 市町村の介護保険担当課（区役所・市役所・町村役場）

申請の正式な受付窓口です。書類が揃っていればその場で受理され、窓口担当者が記入チェックもしてくれます。被保険者証の紛失再交付や住所変更が同時にある場合は、ここで一括手続きするのが効率的。平日の日中に来られる家族向けで、受付時間は概ね8:30〜17:15、土日や年末年始は閉庁です。

② 地域包括支援センター

中学校区ごとに1か所程度設置されている、高齢者のワンストップ相談窓口です。申請書の入手・記入支援・市町村への提出代行までを無料で代行してくれます。「親が入院中で動けない」「申請以外にもデイサービスの相談をしたい」など、申請をきっかけに介護全体の相談をしたい家族に最適。看護師・社会福祉士・主任ケアマネが在籍しており、申請後のケアマネ紹介までスムーズに繋がります。

③ 居宅介護支援事業所（ケアマネジャー）

すでに別の認定を持っていて担当ケアマネがいる場合、ケアマネが申請代行をしてくれます。更新申請や区分変更申請でよく使われる窓口で、訪問調査の同席や主治医意見書のフォローも一連で対応可能。新規申請でも、入所予定の特養などで紹介されたケアマネが申請から関わるケースがあります。

④ 介護保険施設（特養・老健・介護医療院）

入所中の本人については、施設の生活相談員が申請代行してくれます。家族は施設に必要書類（被保険者証・健康保険証・マイナンバー確認書類）を渡すだけで、申請書記入から提出まで施設が対応する流れが一般的です。

窓口の選び方マトリクス

状況別の使い分けは次のように整理できます。

• 本人が在宅で家族も平日動ける：市町村介護保険課の窓口が最短
• 本人が在宅で家族が平日動けない／介護全体の相談もしたい：地域包括支援センター
• すでに担当ケアマネがいる：ケアマネ（居宅介護支援事業所）
• 本人が入院中：地域包括支援センター＋病院MSWの連携で進める（後述）
• 本人が施設入所中：施設の生活相談員に依頼

なお、市町村によっては郵送申請やオンライン申請（マイナポータル「ぴったりサービス」）にも対応しています。郵送の場合は被保険者証の原本が郵送中に紛失するリスクがあるため、書留で送るのが無難です。

本人が窓口に行けない場合、介護保険法施行規則第35条に基づき、本人以外の代理人が申請手続きを行うことが認められています。代理人になれるのは、家族・親族／地域包括支援センター／居宅介護支援事業所のケアマネ／介護保険施設／民生委員／成年後見人の6つの主体です。それぞれ持参すべき追加書類と、頼むときの注意点が異なります。

① 家族・親族による代理申請

もっとも一般的な代理申請です。窓口で求められる追加書類は、代理人（家族）の身分証明書と本人との関係が分かるもの（健康保険証の続柄欄、住民票、戸籍など）。同一住所であれば運転免許証だけで済むこともあります。委任状は基本不要ですが、別居の家族の場合は本人の署名入り委任状を持参すると窓口でスムーズです。

② 地域包括支援センターによる代理申請

家族が遠方に住んでいる、家族関係が難しいといった場合は、地域包括支援センターが申請を代行できます。本人または家族から電話で依頼し、職員が必要書類を持参して訪問・聞き取りを行ったうえで申請書を作成します。費用は無料で、申請後の認定調査同席やケアマネ紹介まで一貫して対応してもらえるのが大きなメリットです。

③ 居宅介護支援事業所のケアマネによる代理申請

すでに介護サービスを利用していて担当ケアマネがいる場合、更新・区分変更の申請はケアマネが代行するのが標準です。介護保険被保険者証と医療保険証はケアマネに預け、申請書はケアマネが記入したうえで本人または家族が確認・署名する流れになります。本人が状態悪化で動けない場合の区分変更申請も、ケアマネ経由が最もスムーズです。

④ 成年後見人・任意後見人による代理申請

本人が認知症などで判断能力が低下し、成年後見人（法定代理人）が選任されている場合、後見人が法定代理人として申請します。窓口に持参するのは、後見登記事項証明書（東京法務局発行・有効期間3か月以内）と後見人の身分証明書。任意後見の場合は任意後見契約公正証書の写しが必要です。

代理申請でよくある失敗

代理申請では、次の3点で持参書類の不備が頻発します。

• 本人のマイナンバー確認書類を忘れる：代理人の身分証だけでは申請が完結しません。本人のマイナンバーカードか通知カード、または番号入り住民票が必要です
• 関係性の証明書類が揃っていない：別居家族の場合、健康保険証と運転免許証だけでは関係を証明できないことがあります。事前に窓口へ電話確認するのが確実です
• 本人の意思確認ができない状態で委任状なしに申請：本人がしっかりしているのに代理申請する場合、簡単な委任状（手書きで「○○の介護保険申請を○○に委任します」と署名・日付）があると窓口の確認が早いです

退院前に介護保険の申請を済ませておきたいケースは多いものの、本人は病院から動けず家族も付き添いで時間が取りにくいのが現実です。このときに頼りになるのが、病院の医療ソーシャルワーカー（MSW・医療相談員）と、本人の住所地を担当する地域包括支援センターです。

入院中の申請の段取り（5ステップ）

板橋区など多くの自治体は、入院中でも申請可能と明示しています。実際の流れは次のとおりです。

1. 病院のMSWに相談を依頼。多くの病院は地域連携室・医療相談室にMSWが常駐しており、入院中の介護保険申請の相談窓口になっています。電話または病室で家族から声をかければOKです
2. MSWが本人の住所地の地域包括支援センターに連絡。本人の住民票がある市町村の地域包括が担当窓口になり、申請に必要な書類のリストを案内してくれます
3. 家族が必要書類を地域包括または病院に届ける。介護保険被保険者証・健康保険証・マイナンバー確認書類・身分証を準備します。被保険者証が自宅にあって取りに行けない場合、地域包括が市町村に確認して再発行や紛失扱いで進めることも可能です
4. 申請書は地域包括職員が代行記入し、家族または本人の署名を取って市町村に提出します。MSWに依頼する病院もありますが、提出窓口は基本的に地域包括が代行します
5. 認定調査は病院のベッドサイドで実施。市町村の認定調査員が病院に出向き、看護師・リハビリスタッフ・MSWの同席のもとで74項目の聞き取り調査を行います。家族も可能なかぎり同席し、自宅での生活実態を補足説明することが大切です

退院日と申請タイミングの関係

申請は退院日の30日前までに済ませておくと、退院に合わせて暫定ケアプランで在宅サービスを使い始めやすくなります。退院間際になってから申請すると、認定結果が出る前に退院してしまい、サービス導入が遅れる可能性があります。

施設入所中の申請

すでに介護施設（特養・老健・介護医療院）に入所している場合は、施設の生活相談員が申請代行をしてくれます。家族は被保険者証・健康保険証・マイナンバー確認書類を施設に渡せばOKで、認定調査も施設内で実施されます。有料老人ホームやサ高住に入居している場合は、施設で代行してもらえないこともあるため、地域包括支援センターに相談するのが安全です。

判断に迷ったら専門家に相談を

「親の状態が要介護なのか要支援なのか分からない」「申請のタイミングが本当に今なのか不安」――こうした判断は、ご家族だけで抱え込まないでください。地域包括支援センターは無料・予約不要で電話相談ができ、必要なら申請の代行までしてくれます。市町村の介護保険担当課でも、書類の事前確認や記入相談に応じてくれます。

介護保険法第27条により、市町村は要介護認定の申請から30日以内に結果を通知することが原則です。実際の30日間に何が動いているのかと、遅れたときに家族ができる対処を整理します。

申請から結果通知までの標準フロー

1. 1日目：申請受理。市町村窓口・地域包括・ケアマネ経由などで申請書が受理されます
2. 1〜3日目：認定調査の日程調整。市町村の認定調査員から電話で訪問日時の調整連絡が入ります
3. 3〜10日目：認定調査の実施。自宅または病院・施設で74項目の基本調査と概況調査・特記事項の聞き取りが行われます
4. 3〜15日目：主治医意見書の作成。市町村が申請書記載の医療機関に意見書を依頼し、主治医が記入して返送します
5. 15〜25日目：一次判定（コンピュータ判定）と二次判定（介護認定審査会）。認定調査票と主治医意見書をもとに、5分野の介護の手間と認定等基準時間がコンピュータで計算され、保健・医療・福祉の専門職5人前後で構成される認定審査会で最終判定されます
6. 25〜30日目：結果通知。認定結果通知書と新しい介護保険被保険者証（要介護度・有効期間入り）が郵送で届きます

結果通知が遅れたときの対処

厚生労働省の調査でも、約3〜4割の市町村で30日以内の通知が間に合わないケースが発生しています。原因の多くは、主治医意見書の返送遅れと認定審査会の開催間隔です。法律上は申請日から30日を超える場合、市町村が「処理見込期間延期通知書」を送付することになっています。

30日を過ぎても通知も延期通知も来ない場合は、次のように動いてください。

• 市町村の介護保険課に進捗を電話で確認。申請書のどの段階で止まっているか（認定調査未実施／主治医意見書未着／審査会待ち）を教えてもらえます
• 主治医意見書が原因なら主治医にフォロー。市町村から意見書の依頼が届いていない、または届いて未記入のケースが多く、家族から主治医に「介護保険の意見書をお願いします」と一声かけるだけで進むことがあります
• 暫定ケアプランでサービス利用開始も可能。認定結果を待たずに、ケアマネが「暫定ケアプラン」を作成して訪問介護やデイサービスを使い始められます。後日認定結果が出た時点で、要介護度に応じて費用精算されます

申請が早すぎ・遅すぎだった場合の取り扱い

「症状が出始めたばかりで申請したら非該当になった」「もっと早く申請しておけばよかった」――タイミングを巡る相談は地域包括にも多く寄せられます。

• 申請が早すぎて非該当（自立）と判定された場合：6か月後に状態が悪化していれば再度申請可能です。市町村の総合事業（介護予防・日常生活支援総合事業）で生活支援サービスを使える場合もあります
• 申請が遅すぎてサービス導入が間に合わない場合：申請日から認定結果が出るまでの間も、暫定ケアプランで介護サービスを使えます。費用は10割立替ではなく、認定後に介護保険給付分を差し引いた1〜3割負担で精算されます
• 申請日の遡り：原則として認定の効力は申請日に遡るため、申請日以降に使ったサービスは介護保険の給付対象になります。退院が決まってから慌てて申請するより、入院中に申請しておく方が安心です

要介護認定の申請は、書類が揃っていれば窓口での所要時間は20〜30分、家族による代理申請でも1日で完結する手続きです。一方で、書類の不備や記入ミスがあると、結果通知までの30日が40〜50日に延びることもあります。

ポイントを最後にもう一度整理します。

• 必要書類は申請書・被保険者証（または健康保険証）・マイナンバー確認書類・身分証・主治医情報の5点
• 申請書のミスは「申請区分の誤り」「主治医情報の不備」「訪問先と連絡先の食い違い」の3つが頻発
• 窓口は地域包括支援センターが万能。家族が動けなくても代行＋介護全体の相談に無料で乗ってくれる
• 入院中は病院MSW＋地域包括の連携で進め、退院日の30日前までに申請を済ませると暫定ケアプランで切れ目なくサービスを使える
• 結果通知が30日を超えたら、市町村への進捗確認＋暫定ケアプランで対応

申請の段取りは、初めての家族にとっては不安が大きいものです。判断に迷ったらまず地域包括支援センターに電話する――これだけ覚えておけば、書類の準備から申請後のサービス導入まで一貫して伴走してもらえます。本ページが、ご家族の負担を少しでも軽くする手助けになれば幸いです。