介護サービス初回利用までの流れ｜認定通知後にケアマネと進める7ステップ

「要介護2」と書かれた認定通知書が届いた——でも、そこから何をどの順番で進めればいいのか、役所からの説明書だけでは分かりづらいと感じる方は少なくありません。実は認定通知の受領はサービス利用までのスタートラインであり、ここから初回利用までは平均2〜4週間かかります。

この期間にやることは、大きく分けて「ケアマネジャー（介護支援専門員）と契約する」「ケアプランを作る」「サービス事業者と契約する」の3つ。本記事では、認定通知を受け取った直後の家族が、どこに連絡し、誰と何を話し、どんな書類にサインすべきかを7つのステップに整理しました。要支援1・2と要介護1〜5でフローが微妙に違う点、ケアマネとの相性が合わなかったときの変更方法、ケアプラン第1〜7表の読み方など、申請ガイドだけでは触れられない実務的なポイントまでカバーしています。

市区町村から要介護認定の結果通知（認定通知書）と被保険者証が届いたら、すぐにサービスが使えるわけではありません。サービス利用には「ケアプラン」が必要であり、そのケアプランを作るためにケアマネジャー（介護支援専門員）と契約する必要があります。

初回利用までの平均期間は2〜4週間

厚生労働省が公表している「サービス利用までの流れ」と居宅介護支援事業所の実務を踏まえると、認定通知の受領から初回サービス利用までの目安期間は次のとおりです。

• 最短：1週間（在宅で軽度・サービスが訪問介護やデイサービス1〜2種類のみ／緊急性がある場合）
• 標準：2〜4週間（一般的なケース。ケアマネ選定〜サービス担当者会議〜契約まで含めて）
• 長め：1〜2か月（複数事業所と調整が必要、医療連携が多い、家族の予定が合わせにくいケース）

急ぐ場合は、認定結果が出る前から「暫定ケアプラン」でサービスを開始する方法もあります（後述）。

このフェーズで関わる主な関係者

登場人物が多く感じますが、家族が直接やり取りする相手は主にケアマネジャー1人です。ケアマネが各事業者との調整を引き受けてくれるため、家族の調整負担は思ったより少なくて済みます。

認定通知の受領からサービス利用開始までを、家族が実際にやることベースで7つのステップに分解して解説します。

ステップ1：認定通知の受領と内容確認（1〜2日）

市区町村から「介護保険被保険者証」と「認定結果通知書」が郵送されます。被保険者証には次の内容が記載されているので必ず確認してください。

• 要介護度（要支援1・2／要介護1〜5／非該当）
• 認定有効期間（新規・区分変更は原則6か月、更新は12か月／状態安定なら最長48か月）
• 区分支給限度基準額（その月に保険給付で使える上限。要介護1=16万7,650円、要介護5=36万2,170円など）
• 認定審査会の意見（特記事項がある場合）

結果に納得いかない場合、通知から60日以内に「都道府県の介護保険審査会」へ不服申し立てが可能です。ただし審査結果が出るまで数か月かかるため、急ぐ場合は「区分変更申請」（再申請）の方が現実的なケースも多いです。

ステップ2：居宅介護支援事業所の選定（3〜7日）

要介護1〜5の方は居宅介護支援事業所、要支援1・2の方は地域包括支援センターが窓口になります。要介護の方が事業所を探す方法は次の3つ。

1. 市区町村窓口でリストをもらう：「居宅介護支援事業所一覧」が無料配布されています
2. 地域包括支援センターに紹介してもらう：地域の事情に詳しいので、最も無難な選択肢
3. 介護サービス情報公表システムで検索：厚労省の公式サイト（kaigokensaku.mhlw.go.jp）で住所や条件から検索可能

事業所選びの実務的なコツとして、2〜3か所に電話して「初回相談」を受けて比較する方法があります。1か所目で即決せず、説明の分かりやすさやレスポンスの速さで比較すると失敗が少なくなります。

ステップ3：ケアマネジャーと契約（同日〜3日）

事業所が決まると、その事業所に所属するケアマネが担当として割り当てられます。初回面談で「重要事項説明書」「契約書」「個人情報利用同意書」の説明を受け、納得できれば署名・押印して契約成立です。

ここで必ず確認したいポイント：

• 利用者負担はゼロ：ケアマネジャーへの報酬は介護保険から全額支給されるため、家族の自己負担はありません。「相談料」「契約料」を請求された場合は契約してはいけません
• 連絡手段と時間帯：携帯電話は教えてもらえるか、夜間や休日の連絡先はどうするか
• 担当ケアマネの保有資格：看護師出身か介護福祉士出身か、主任ケアマネかどうか
• 事業所の特定事業所加算の有無：加算がある事業所は人員配置基準が手厚く、24時間連絡体制が整っています

契約後は市区町村に「居宅サービス計画作成依頼届出書」を提出します。これを出しておかないと保険給付が「償還払い（一旦全額自己負担→後で9割返金）」になってしまうため、ケアマネ側で代行提出してくれることがほとんどですが、出ているか確認しておくと安心です。

ステップ4：アセスメント面談（1〜3日後）

ケアマネが本人の自宅を訪問し、心身の状態・生活環境・本人と家族の希望を聞き取ります。所要時間は初回で1.5〜2時間が一般的です。アセスメントで伝えるべき情報は次のとおり。

• 本人の身体状況：認知症の有無、麻痺、痛み、服薬、最近の入院歴
• 1日の生活パターン：起床・就寝時間、食事、排泄、入浴の様子
• 困っていること：転倒、夜間不眠、入浴拒否、徘徊など具体的に
• 家族の介護体制：同居・別居、主介護者、副介護者、仕事や育児との両立状況
• 本人の希望：自宅で過ごしたい、外出機会が欲しい、人と話したいなど
• 使いたくないサービス：他人を家に入れたくない、施設には行きたくないなど抵抗感

「困っていることを本人の前で話しにくい」というケースもあります。その場合はケアマネに別室で家族だけ話す時間を作ってもらうか、後日電話で補足するなど工夫しましょう。

ステップ5：ケアプラン原案の確認（5〜10日後）

アセスメント結果をもとに、ケアマネがケアプラン（居宅サービス計画書）の原案を作成します。原案は第1表〜第7表で構成され、家族向けには第1表・第2表・第3表・第6表が特に重要です（詳細は次セクション）。

原案を渡されたら、その場で署名せず「いったん持ち帰って読みます」と伝え、家族でじっくり確認するのがおすすめです。本人の意向と違う表現がないか、月額費用が想定と合っているか、サービスの種類と頻度が過不足ないかを確認してください。

ステップ6：サービス担当者会議（10〜20日後）

ケアプラン原案の内容を、本人・家族・ケアマネ・各サービス事業所の担当者が集まって最終確認する会議です。原則として本人の自宅で開催され、所要時間は60〜90分程度。新型コロナ以降はオンライン併用も増えました。

家族が出席する意義は2つあります。1つ目は、サービス事業者の担当者と顔合わせができ、初日のサービス利用が安心になること。2つ目は、ケアプランに対する家族の懸念をその場で全員に共有できることです。会議後にプラン修正があれば、ケアマネが第7表（サービス担当者会議の要点）に記録します。

ステップ7：サービス利用開始（会議後すぐ）

サービス担当者会議でケアプランが正式承認されると、利用予定の各事業者と個別に契約を結びます。訪問介護なら訪問介護事業所、デイサービスならデイサービス事業所、それぞれ重要事項説明書の説明を受けて契約書にサインします。

契約完了後、ケアプランに記載された日から正式にサービスがスタート。初回訪問・初回送迎は家族が立ち会うのが鉄則です。「玄関の鍵をどうするか」「着替えはどこに置くか」「服薬はだれが管理するか」など、現場でしか決められない細かい段取りがあります。

ケアマネを選ぶ方法には主に「地域包括支援センターに紹介してもらう」と「自分で探して連絡する」の2通りがあります。それぞれの特徴を整理しました。

ケアマネとの相性チェックリスト

誰がケアマネになっても完璧な人はいません。重要なのは「本人と家族の価値観に合うか」です。初回面談〜アセスメントの過程で次の項目を確認してください。

• 本人の話を遮らずに最後まで聞いてくれるか
• 専門用語を噛み砕いて説明してくれるか
• 家族の事情（仕事・遠距離・経済状況）を考慮した提案をしてくれるか
• 「とりあえずこのサービス」ではなく根拠を示してくれるか
• 電話やメールへの返信が概ね当日〜翌日以内
• 事業所が「特定事業所加算」を取得している（質の目安の1つ）
• 主任ケアマネが在籍している（困難ケースで相談できる）

合わなかったときの変更方法

ケアマネは契約後でも変更できます。手順は次のとおり。

1. 同じ事業所内の別ケアマネに変えてもらう（事業所長に相談）
2. 事業所ごと変更する（地域包括や市区町村窓口に相談）

変更にあたって理由を詳しく説明する義務はありませんが、「夜間連絡が取りづらい」「家族の仕事の都合を理解してもらえなかった」など具体的な事実を伝えると、次のケアマネが同じ問題を繰り返さずに済みます。利用中の訪問介護やデイサービスは原則そのまま継続できます。

ケアプラン（居宅サービス計画書）は7枚の様式で構成されます。家族に直接交付されるのは第1表・第2表・第3表・第6表・第7表の5枚（第4表・第5表は事業所内部用）。それぞれのチェックポイントを表にまとめました。

第1表で「自分たちらしさ」が伝わっているか確認

第1表の「利用者及び家族の生活に対する意向」は、ケアマネが面談で聞き取った内容を文章にまとめた欄です。「住み慣れた家で過ごしたい」「夜は娘と一緒にテレビを見る時間を大切にしたい」のように、その家庭ならではの希望が反映されているかを必ずチェックしてください。テンプレート的な「健康に過ごしたい」だけだと、本人の意向に沿わないサービスが選ばれるリスクがあります。

第6表・第7表で月額費用を試算

第6表で1か月のサービス利用回数を確認し、第7表で実際の自己負担額（保険適用後の1〜3割部分）を確認します。要介護度ごとの区分支給限度基準額（要介護2なら月19万7,050円相当）を超えると、超過分は全額自己負担になるため、限度額を意識したプラン設計になっているかも要チェックです。

サービス担当者会議は、ケアプラン原案を本人・家族・各サービス事業者で共有し、最終承認する重要な場です。家族が「何が話されるか分からないまま参加して終わってしまった」とならないよう、事前に流れを把握しておきましょう。

参加者

• 本人と家族（必須）：意向と懸念を表明する役割
• ケアマネジャー（主催）：進行役として全体をまとめる
• 各サービス提供事業者の担当者：訪問介護のサービス提供責任者、デイサービスの生活相談員、福祉用具事業者、訪問看護ステーションの看護師など
• 主治医（医療連携が必要な場合）：書面参加または事前情報提供で代替されることが多い
• 地域包括支援センター職員（要支援の場合）：要支援1・2のプランは包括が委託する形なので原則参加

会議の所要時間と開催場所

所要時間は60〜90分が目安。場所は本人の自宅が原則です。本人の生活環境を関係者全員が見ることで、リアルな課題が共有しやすくなります。新型コロナ以降はWeb会議システムでの併用も増え、遠方の家族（息子・娘）が職場や自宅からオンライン参加するケースも珍しくありません。

会議の進め方（典型例）

1. 自己紹介（5分）：参加者全員が役割を簡単に紹介
2. 本人の状況共有（10分）：ケアマネがアセスメント結果を要約
3. ケアプラン原案の説明（20分）：第1表〜第3表の内容を順に確認
4. 各事業者からの提案（20分）：訪問介護なら入浴介助の方法、デイサービスならレクリエーションの内容など、それぞれの工夫を共有
5. 本人・家族からの質問・意見（10〜20分）：気になる点をその場で質問
6. 合意形成と次回確認事項（10分）：プラン修正があればケアマネが宿題として持ち帰る

家族が事前に準備しておくと良いこと

• 本人の最近1か月の体調変化（転倒・夜間不眠・食欲変化など）をメモしておく
• 仕事や育児で介護に割ける時間（曜日・時間帯）を整理しておく
• 経済面で気になる点（自己負担の上限、高額介護サービス費の対象か）を質問リスト化
• 本人の趣味・好きな食べ物・苦手な人（介助者の性別の好みなど）を共有

初回サービス利用時の家族同席判断

初回の訪問介護・初回のデイサービス送迎では、原則として家族の同席（送り出し）がおすすめです。理由は次のとおり。

• 本人の不安軽減：見知らぬ介護職員が来ても、家族が一緒なら安心しやすい
• 現場固有のルール伝達：薬の置き場所、好きなテレビ番組、ペットの注意事項など、書面に書ききれない情報を口頭で伝えられる
• サービス品質の確認：「思っていたサービスと違う」と感じた場合、すぐにケアマネに連絡できる

同席が難しい場合は、初回だけ訪問時間を仕事の昼休みに設定する、家族が在宅勤務する日に合わせる、近所の親戚に立ち会いを依頼するなどの工夫も検討してください。

要介護1〜5と要支援1・2では、ケアプラン作成の主体と利用できるサービスの種類が異なります。要支援の方が見落としやすいポイントを整理しました。

要支援1・2のフロー

要支援認定の方は、ケアプラン作成主体が地域包括支援センターになります（包括が一部の居宅介護支援事業所に委託する形が多い）。流れは要介護とほぼ同じですが次の違いがあります。

• 窓口：居宅介護支援事業所ではなく地域包括支援センター
• 計画書の名称：「介護予防サービス・支援計画書」と呼ばれる
• サービス種類：「介護予防訪問介護」「介護予防通所介護」など予防給付＋市町村の総合事業（介護予防・日常生活支援総合事業）が中心
• 支給限度額：要支援1=5万320円、要支援2=10万5,310円と要介護より低め
• 担当者会議：要介護と同じく必須。包括職員が出席

暫定ケアプランで認定結果前にサービス利用

緊急性が高く認定結果を待てない場合、暫定ケアプランでサービスを先行利用できます。多くの市区町村で、要介護認定の申請日から保険給付の対象になります。

注意点は次のとおり。

• 申請後の見込みの要介護度でケアマネが暫定プランを作成する
• 結果が見込みより軽いと判定された場合、超過分は全額自己負担になるリスクがある
• 結果が「非該当（自立）」だった場合、利用したサービスは全額自己負担
• 福祉用具レンタルや住宅改修は暫定では使えない（認定確定後）

暫定ケアプランを使うかどうかは、本人の状態の急変度・経済状況・家族の介護負担を総合的に見て、ケアマネと相談して判断します。

YMYL領域での専門家相談のすすめ

本記事は介護保険制度の運用実務をもとに、家族目線で初回利用までの手順を整理したものです。ただし、認定結果に対する不服申し立てや、医療的ケアが多い方のサービス調整、成年後見との連携など、個別事情で判断が変わるケースは必ずケアマネ・地域包括支援センター・市区町村介護保険課に相談してください。

地域包括支援センターは介護を受ける方・ご家族の無料の総合相談窓口です。「ケアマネ選びで迷っている」「認定結果に納得いかない」「家族介護で限界を感じている」など、漠然とした相談でも親身に対応してくれます。地域名と「地域包括支援センター」で検索すると最寄りの窓口が見つかります。

要介護・要支援の認定通知が届いてから初回サービス利用までは、平均2〜4週間。①認定通知の確認 → ②居宅介護支援事業所（要支援は地域包括支援センター）の選定 → ③ケアマネとの契約 → ④アセスメント面談 → ⑤ケアプラン原案の確認 → ⑥サービス担当者会議 → ⑦サービス利用開始、という7ステップで進めます。

家族が押さえておくポイントは大きく3つです。

• ケアマネとの契約に利用者負担は一切ない——「相談料」を請求されたら他事業所へ
• ケアプラン原案はその場で署名せず持ち帰る——本人の意向と一致しているか家族で確認
• 初回サービス利用は家族同席が基本——現場でしか伝えられない情報が必ずある

迷ったらまず地域包括支援センターに電話を。無料の総合相談窓口として、ケアマネ選びから家族介護の悩みまで丁寧に対応してくれます。本人の意向に沿った無理のない介護生活が始められるよう、本記事のステップを家族で共有しながら進めてみてください。