処遇改善加算のケアプー要件は「加入」でなく「利用」｜厚労省Q&A問8-2が明確化、スクショ2年保存も要請へ

2026年6月の介護報酬臨時改定で拡充される介護職員等処遇改善加算について、厚生労働省老健局老人保健課は令和8年3月13日付の事務連絡として都道府県・指定都市・中核市の介護保険主管部（局）宛てに運用ルールの通知とQ&Aを発出しました。Joint（介護ニュースJoint）の2026年3月16日記事によれば、介護保険最新情報Vol.1479として広く周知されています。

厚労省は3月4日に事務負担を考慮した通知（案）を示した経緯があり、今回の正式版Q&Aでは、新年度の上位区分取得などに必要な「令和8年度特例要件」について、実務上の疑問点を詳細に整理しました。特に注目を集めたのが、「令和8年度特例要件」の柱の一つであるケアプランデータ連携システム（ケアプー）の取り扱いに関する問8-1〜問8-4の4問です。事業所経営者や団体から、「加入だけでいいのか」「どんな書類を揃えればいいのか」という質問が多数寄せられていた実情を反映し、国として運用基準を明確化した位置付けになります。

そもそも「令和8年度特例要件」とは

2026年6月から、介護報酬の処遇改善加算は大きく2つの方向で拡充されます。第一に、既存の加算Ⅰ・Ⅱを「イ」「ロ」に細分化し、令和8年度特例要件を満たす事業所は加算率が上乗せされる上位区分「Ⅰロ・Ⅱロ」を取得できます。訪問介護ではⅠイ27.0%に対しⅠロが28.7%、Ⅱイ24.9%に対しⅡロが26.6%と、1〜2ポイント程度の上乗せです。第二に、従来は対象外だった訪問看護・訪問リハビリテーション・居宅介護支援・介護予防支援が新たに加算対象となり、加算率は訪問看護1.8%、訪問リハ1.5%、居宅介護支援・介護予防支援2.1%で、令和8年度特例要件または処遇改善加算Ⅳに準ずる要件のいずれかで算定します。

令和8年度特例要件は、介護給付費分科会資料1（R8.1.16）および介護保険最新情報Vol.1469（R8.2.10）で提示された通り、次の3つのうちいずれかを満たすことで認められます。

• 訪問・通所サービス等：ケアプランデータ連携システムに加入し、利用していること
• 施設サービス等：生産性向上推進体制加算Ⅰ又はⅡを算定していること
• 法人要件：介護サービス事業所等が所属する法人が、社会福祉連携推進法人に所属していること

事務負担への配慮として、申請時点では「加入・取得の誓約」でも算定可能ですが、誓約した事業所は令和9年3月末までに実際の加入・利用へつなぐ必要があります。今回のQ&Aは、この3択のうち最もメジャーな選択肢となる「ケアプー利用」の解像度を大きく高めたもので、現場での申請準備に直結する内容となっています。

問8-2の原文と厚労省の回答

今回のQ&Aの核心は問8-2です。問いは次のように設定されています。

「令和8年度特例要件を満たすに当たっては、ケアプランデータ連携システムに加入することのみで良いのか。」

これに対する厚労省の回答は次の通りです。

「令和8年度特例要件を満たすに当たっては、ケアプランデータ連携システムへの加入だけではなく、利用することが必要であり、実績報告書において、利用実績について記載することとする」

シンプルな問答ですが、制度運用上のインパクトは大きい設計です。ポイントは、要件判定の基準が「契約の有無」から「実際の業務での使用」へ明確にシフトした点にあります。

「加入」と「利用」の実務的な違い

ケアプランデータ連携システムの「加入」とは、国民健康保険中央会（国保中央会）が運営する当システムに対し、電子請求受付システムのID（KJから始まるID）を使って利用申請を行い、ライセンス契約を結ぶ行為を指します。オンラインの利用申請フォームから登録し、専用のクライアントソフトをパソコンにインストールすれば、形式的な「加入」は完了します。

一方、「利用」は実際にケアプランデータの送受信を行っている状態を意味します。具体的には、自事業所の介護ソフトで作成したケアプラン（標準仕様CSV形式）をクライアントソフトから国保中央会のクラウド経由で連携先に送信する、あるいは連携先からのデータを受信して自事業所の介護ソフトに取り込む、という業務フローを日常的に回していることが必要です。

なぜ「加入だけ」が問題となったのか

この問8-2の設定は、現場の実情を反映しています。処遇改善加算の上位区分取得を急ぐあまり、「形式的にライセンスを契約して加算は取るが、実務ではFAX・郵送を続ける」という運用が発生しうるためです。厚労省はこのような「形だけの導入」を明確に排除する意思を示しました。

制度設計の狙いは二層あります。第一に、加算原資を実際にICT投資と業務効率化へ循環させ、介護現場全体の生産性を底上げすること。第二に、2028年4月1日までに全市町村運用開始を目指す介護情報基盤へのスムーズな統合（ケアプランデータ連携機能は介護情報基盤に統合される方針）に向けて、事業所に実運用のノウハウを蓄積させることです。単なる加入数ではなく、実際の連携件数と利用事業所の裾野を広げることが、2028年以降の標準インフラ化の前提となります。

実績報告書への「利用実績」記載とは

Q&A問8-2は「実績報告書において、利用実績について記載する」としています。具体的な記載項目は都道府県ごとの様式に委ねられる部分もありますが、共通する要素として「申請期間中にケアプランデータ連携システムを通じたデータの送受信を行ったことがわかる内容」が求められると想定されます。単なる「加入しています」「IDを持っています」といった宣言では不十分であり、送受信履歴や件数を示せる準備が必要です。現行のケアプランデータ連携クライアントアプリ（Ver4）には送信一覧・受信一覧画面があり、ここを起点に利用実績を積み上げていく運用が現実的です。

問8-4の回答──スクショが根拠資料に指定

Q&A問8-4では、令和8年度特例要件の審査で計画書での誓約や実績報告書での対応の報告以外に、別の資料添付や確認を求めるのかという問いに対し、厚労省は次のように整理しました。

• 一律に資料を提出することは求めない
• ただし、事業所は根拠資料を用意し、指定等権者（自治体）の求めがあった場合には速やかに提出すること
• 根拠資料の保存期間は2年間とする

そしてケアプランデータ連携システム関連の根拠資料として、次のように具体的に例示しています。

「ケアプランデータ連携システムに加入し、利用していること」の根拠資料の例：使用画面のスクリーンショット（データの送信又は受信の記録がわかるよう撮影されたものに限る）

「DXの証明方法がスクショ」という皮肉

実務者の間では、このスクリーンショット要請について「デジタル化を進める制度の証明方法が、手作業のスクショ撮影なのか」という反応が出ています。ケアプランデータ連携システムは介護業界のDX推進の象徴的な仕組みですが、その利用を証明するには現時点で画面キャプチャを人手で取得・保管する運用が求められるのです。

ただし、厚労省の意図は明確です。最初に述べた通り、「形だけの加入」を排除するためには、実際の送受信の事実を客観的に確認できる証跡が必要です。そして多種多様な介護ソフト・連携先環境を横断的に審査する自治体の立場からは、誰の目にも一目でわかるスクリーンショットという形式が現実解となります。今後、システム側に「利用実績レポート」機能が実装される可能性もありますが、2026年6月時点では、各事業所が画面スクショを手動で残す運用が標準的になります。

スクショ撮影で押さえるべきポイント

Q&Aは「データの送信又は受信の記録がわかるよう撮影されたものに限る」と限定しています。つまり、単に連携クライアントアプリのトップ画面のスクショを撮っただけでは不十分で、送信一覧・受信一覧の画面、あるいは個別の送受信履歴画面など、「いつ、どの相手と、どのような書類を送受信したか」がわかる部分が写り込んでいる必要があります。

実務的には、次のような撮影ルールの整備が推奨されます。

• 送信一覧・受信一覧画面を毎月の業務終了後に1枚ずつスクショで保存する
• ファイル命名規則を決める（例：「cpr_sent_YYYYMM_事業所名.png」など）
• 保存先は法人共有フォルダ等、権限管理された場所に集約する
• 撮影時点がわかるよう、スクショにタイムスタンプまたは画面上の日付が写っていることを確認する
• バックアップを取得し、PC故障時のデータ喪失に備える

保存期間2年間の起算点

Q&A問8-4では根拠資料の保存期間を「2年間」と定めていますが、起算点は明確に示されていません。処遇改善加算の実績報告書の提出スケジュールに照らせば、申請期間に対応する根拠資料は、実績報告書提出日から少なくとも2年間の保存が必要と解釈するのが穏当です。介護事業所の運営基準では、介護記録等の保存義務は完結の日から2年間とされており（都道府県条例で5年間に延長している自治体もある）、これとの整合性を取った設定とみられます。自治体によっては独自に保存期間を延長する可能性もあるため、申請先の自治体Q&Aもあわせて確認しましょう。

問8-1が列挙した同等機能のシステム

令和8年度特例要件を満たすシステムは、国保中央会が運営する本家の「ケアプランデータ連携システム」だけではありません。Q&A問8-1では「厚生労働省がケアプランデータ連携システムと同等の機能とセキュリティを有するシステム」として、「居宅介護支援費に係るシステム評価検討会」で認められたシステムを対象とすると示しました。令和8年3月13日時点で認定されているのは、次の4つです。

1. カナミッククラウドサービス（株式会社カナミックネットワーク）
2. ケアプランデータ連携サービス（株式会社富士通四国インフォテック）
3. 「でん伝虫」データ連携サービス（株式会社コンダクト）
4. まめネット ケアプラン交換サービス（特定非営利活動法人 しまね医療情報ネットワーク協会）

厚労省は「最新の認定状況については、ホームページ（国保中央会の介護情報基盤関係ページ）にて確認されたい」と案内しており、今後追加認定されるシステムが出てくる可能性があります。自社で既に民間のケアプラン連携サービスを契約している事業所は、そのシステムが認定対象に含まれているかをまず確認することが、令和8年度特例要件を満たす最短ルートになります。

認定システム利用時の要件・証跡も同じ構造

注意したいのは、認定された民間4システムを使う場合も、「加入だけでなく実利用」「送受信画面のスクショ2年保存」という要件は共通することです。各ベンダーは事業所向けに利用画面や送受信履歴の記録機能を提供しているはずなので、契約中のシステムで「根拠資料として使えるスクリーンショットをどう取得するか」をベンダーサポートに問い合わせておくとスムーズです。

ケアプー（国保中央会版）を選ぶ場合のコスト感

国保中央会運営のケアプランデータ連携システムは、通常は1事業所番号あたり年額21,000円（税込／月額換算1,750円）のライセンス料がかかります。ただし、現在は2025年6月1日から2026年5月31日まで「フリーパスキャンペーン」を実施しており、期間中に新規申込または契約更新をした事業所は、申込日から1年間のライセンス料が無料となります。キャンペーン適用に申請の手間は不要で、導入手続きを進める過程で自動的に適用されます。

さらに国民健康保険中央会は、介護情報基盤との統合を見据えて2026年度下期まで無料キャンペーンを延長する予算措置を2025年12月17日に決定しました。電子証明書についても、介護保険請求で既に電子証明書を保有している事業所は、ケアプラン用の無償電子証明書を流用できるため、実質的な初期コストはほぼゼロで始められます（参考：ケアプランデータ連携システム ヘルプデスクサポートサイト）。

導入の可否が処遇改善加算の取得戦略を左右する

令和8年度特例要件の3つのルート（ケアプー／生産性向上推進体制加算／社会福祉連携推進法人）のうち、居宅系サービスではケアプー一択となるケースが多数です。生産性向上推進体制加算は訪問系・通所系ではなく主に施設系サービスで選択される加算で、社会福祉連携推進法人は本件に加え法人連携の枠組みを取得する必要があり、ハードルが高い制度です。

従って、訪問介護・訪問入浴介護・通所介護・通所リハ・短期入所系・多機能系などの居宅系サービスで上位区分Ⅰロ・Ⅱロを狙う事業所、および2026年6月から新規加算対象となる訪問看護・訪問リハ・居宅介護支援・介護予防支援では、ケアプー（または認定民間4システム）の実利用が実質的な必須条件となります。

申請時点の誓約と令和9年3月末までのタイムライン

令和8年度特例要件は、申請時点でケアプーを未導入でも、「加入・利用を誓約」することで算定が認められます。ただし、誓約を使う事業所は令和9年（2027年）3月末までに実際の加入・利用に至り、実績報告書でその利用実績を示す必要があります。問8-3はこのスケジュールを補足する内容で、令和8年4月・5月に算定する場合は原則として令和8年度特例要件を満たす必要はないとする一方、キャリアパス要件や職場環境等要件について「要件整備の誓約」をして申請する場合は、令和8年度特例要件も満たしている（または満たすことを誓約する）必要があると整理しました。

重要な期日を整理すると次の通りです。

• 令和8年6月15日：新規対象サービス（訪問看護・訪問リハ・居宅介護支援等）の処遇改善計画書の都道府県提出期日。体制届出も原則5月15日のところ6月15日まで延長
• 令和8年6月1日：処遇改善加算の拡充施行日
• 令和9年3月末：誓約した事業所のケアプー利用達成期限
• 令和9年7月頃：令和8年度の実績報告書提出期日（都道府県ごとに設定）

申請〜実績報告までの6ステップ

現時点で未導入の事業所が加算取得までに進めるべきステップは概ね次の6つです。

1. 自社サービスの対象区分と狙う加算区分を特定：加算Ⅰロ・Ⅱロを狙うのか、新規対象サービスとして特例要件を選ぶのか、あるいは加算Ⅳに準ずる要件を選ぶのかを決定する
2. 介護ソフトベンダーに連携対応状況を確認：使用中のソフトがケアプランデータ連携システムに対応しているか、CSV出力・取込機能があるか、バージョンアップの要否を確認
3. 電子請求用ID（KJ始まり）を準備：国保中央会の電子請求受付システムで発行されているIDを確認、未発行なら取得手続き
4. ヘルプデスクサポートサイトからWeb申請：フリーパスキャンペーン適用下で利用申請。クライアントソフトをPCにインストール
5. 連携先事業所の調整：継続的にやり取りしている居宅・サービス事業所に導入状況を確認、未導入なら同時期の導入を相談
6. 送受信の実運用と証跡保存：ケアプラン・サービス利用票等の送受信を開始、送信一覧・受信一覧画面のスクショを定期取得して2年間保存

1人ケアマネ・小規模事業所の現実的な対応

シルバー産業新聞のケアマネ向けアンケートでは、特例要件としてケアプー加入が位置付けられたことについて「評価できる」57%、「評価できない」40%と意見が割れました。特に否定的な声として、「ライセンス料金が高額」「1人ケアマネには大きな負担」「事務員がいない居宅も多く運用が難しい」といった小規模事業所の声が目立ちました。

これらの事業所にとっての現実解は、フリーパスキャンペーンを活用した無料導入・初期学習です。キャンペーン適用で1年間のライセンス料が無料、電子証明書も介護保険請求用を流用すれば追加コストゼロ、かつベンダー側の操作研修動画や国保中央会のチュートリアルツールが整備されているため、小規模事業所でも導入ハードルは大きく下がっています。自治体や職能団体が主催する説明会に参加し、地域内の連携先と同時導入する「面」での取り組みを探るのが効果的です。

誓約だけで終わらせないためのリスク管理

誓約して申請したが、令和9年3月末までに実利用に至らなかった場合、加算の返還リスクが生じます。運営指導で根拠資料の提出を求められた際、スクリーンショット等の利用実績が示せないと「加算の算定要件を満たしていない」と判定される可能性が高く、遡及しての加算返還が命じられることもあり得ます。誓約するなら、導入スケジュールを計画書に明記し、法人内で責任者を決めておくことが肝要です。

直近の導入率と政策インセンティブの効果

ケアプランデータ連携システムの導入は、2023年4月の本格運用開始以降、2年近くは普及が伸び悩んでいました。しかし、2025年度補正予算（介護分野の職員の賃上げ・職場環境改善支援事業）でケアプー加入が補助金の上乗せ要件となり、さらに2026年度処遇改善加算の特例要件に組み込まれたことで、導入率は急上昇しています。

2026年4月10日の衆議院厚生労働委員会において、厚生労働省老健局の黒田秀郎局長は、チームみらい・古川あおい議員の質疑に対し、「ケアプーの現在の導入率は28%で、2025年度補正予算の成立前後に約18ポイント上昇した」と答弁しました。黒田局長はさらに「6月の臨時改定施行を控えており、この割合はさらに上昇する見込み」と述べ、6月の処遇改善加算拡充が普及加速の起点になるとの認識を示しています。

WAM NETが示す利用事業所数の推移

独立行政法人福祉医療機構が運営するWAM NETでは、ケアプランデータ連携システム利用事業所の掲載情報が随時更新されています。2024年9月時点の17,376事業所から、2026年3月2日には25,428事業所、同時期には37,232事業所まで増加したという報道もあり、直近の数カ月で1万事業所単位の上積みが続いています。絶対数で見れば依然として居宅介護支援・居宅サービス事業所全体の一部にとどまりますが、伸び率としては過去にない勢いで普及が進んでいます。

厚労省が掲げるKPI

厚生労働省老健局は「介護現場の生産性向上とケアプランデータ連携システム」として、次のKPIを示しています。

• 事業者が活用している自治体の割合：2023年40% → 2026年80% → 2029年100%
• 管内事業者の3割以上が利用している市区町村の割合：2026年50% → 2029年90%

2026年のKPI達成は、処遇改善加算拡充を軸とする政策パッケージと整合しており、各自治体の介護保険担当課も事業所への導入促進に積極的に動いています。宮崎県都城市のように、自治体・職能団体・介護保険関係団体・導入支援事業者が一体となって推進する「面」の導入で、人口10万人以上の市町村としては高水準の36.2%を達成した好例も登場しています。

「加入はしたが使っていない」事業所の扱い

今回のQ&Aは、導入率の数字と実態のギャップを突く運用でもあります。統計上は「加入済み」にカウントされていても、実際の送受信実績がゼロの事業所は、処遇改善加算の令和8年度特例要件を満たしません。導入率28%は通過点であり、そこから「使っている事業所」の割合が制度運用上の本当の指標となります。

厚労省は2026年7月に新たな処遇改善効果検証調査を実施する方針を示しており、この中で居宅介護支援・訪問看護等の加算取得状況とケアプランデータ連携システムの導入・誓約状況を把握する予定です。調査結果は2026年秋以降に公表される見込みで、「加入」と「利用」のギャップが数字として可視化されれば、2027年度以降の制度運用にさらに影響を与えることになります。

介護情報基盤統合を見据えた戦略投資

厚生労働省は、ケアプランデータ連携機能を2028年4月1日までに全市町村で運用開始を目指す「介護情報基盤」に統合する方針を明示しています。統合後は、デスクトップでの手動アップロードが不要となり、介護ソフト間でAPI経由の自動データ交換が可能になる見込みです。要介護認定に必要な主治医意見書等の電子閲覧、過去のケアプラン参照、ケアプランへの電子同意など、業務全体のデジタル化が一段進みます。

2026年の処遇改善加算拡充は、この介護情報基盤統合への事前準備期間としての性格を持っています。「加入だけではなく利用」という要件設計は、2028年に標準インフラとなる連携機能を、事業所が実運用として身につけておくための制度誘導と位置づけられます。

厚生労働省Q&A・介護保険最新情報

• 厚生労働省老健局老人保健課「介護職員等処遇改善加算等に関するQ&A」（令和8年3月13日事務連絡、小山市掲載版）：問8-1〜問8-4で令和8年度特例要件とケアプランデータ連携システムの取り扱いを明確化
• 厚生労働省「令和8年度介護報酬改定について」：介護報酬臨時改定の概要、処遇改善加算拡充の全体像
• 介護保険最新情報Vol.1460（令和8年1月13日／介護分野の職員の賃上げ・職場環境改善支援事業）：2025年度補正予算による賃上げ支援事業と上乗せ要件の設計

介護給付費分科会資料

• 社会保障審議会 介護給付費分科会（令和7年12月12日）資料：処遇改善加算拡充方針（居宅介護支援・訪問看護等への拡大、令和8年度特例要件の枠組み）の提示
• 介護給付費分科会 資料1（R8.1.16）および介護保険最新情報Vol.1469（R8.2.10）：令和8年度特例要件の3類型（ケアプー／生産性向上推進体制加算／社会福祉連携推進法人）の正式確定

介護ニュースJointの報道

• 介護ニュースJoint「処遇改善加算、ケアプーは『加入』でなく『利用』が要件　厚労省Q&A　スクショ保存も要請」（2026年3月16日）：Q&A問8-2・問8-4の内容を速報
• 介護ニュースJoint「居宅介護支援・訪問看護の処遇改善加算、新設の効果を検証へ　厚労省が今夏調査　ケアプー導入状況も」（2026年4月9日）：2026年7月実施予定の効果検証調査とケアプー普及状況把握
• 介護ニュースJoint「処遇改善加算、居宅介護支援や訪問看護に拡大　要件は職場改善やケアプラン連携システム」（2025年12月12日）：介護給付費分科会における拡充方針の決定報道

関連一次情報・サポート資料

• 国民健康保険中央会「ケアプランデータ連携システム ヘルプデスクサポートサイト」：利用申請、フリーパスキャンペーン、クライアントアプリのダウンロード、チュートリアル動画
• 公益財団法人介護労働安定センター「ケアプランデータ連携システムについて（Ver1.1・令和8年3月）」：運用ルール、認定同等システム、介護情報基盤との統合方針、助成金の一体支援
• ケアニュース by シルバー産業新聞「処遇改善加算Ｑ＆Ａ　データ連携　来年３月末までに利用を」（2026年3月）：特例要件適用の期日、実績報告書での利用実績記載など

「加入」と「利用」を分ける制度設計の意味

2026年6月施行の介護報酬臨時改定で、処遇改善加算の令和8年度特例要件として位置付けられたケアプランデータ連携システム。厚労省のQ&A問8-2・問8-4は、この要件が「形式的な加入」ではなく「実運用での利用」を前提とし、送受信画面のスクリーンショットで裏付けるという運用ルールを明確にしました。介護業界の長年の課題である「紙・FAX・郵送」による情報連携を、本質的にデジタルへ移行させるための強い制度誘導と言えます。

事業所経営者が今日から動くべきこと

経営の観点では、以下3点を軸に早期アクションを推奨します。

• 狙う加算区分の決定と特例要件ルートの選択：自社サービスでⅠロ・Ⅱロを算定するか、新規対象サービスとして特例要件か加算Ⅳ準ずる要件かを選ぶ
• フリーパスキャンペーン適用での早期導入：2026年5月31日までに申請すれば1年無料、さらに延長予算措置も決定済み
• 連携先事業所との協調導入と証跡管理ルールの整備：単独導入では効果が出にくいため、日常的に連携する事業所との同時期導入と、スクショ取得手順・ファイル命名規則・保存フォルダ運用のルール化を進める

介護職のキャリア視点での意味

介護職員にとって、この制度拡充は直接的な賃上げ（月額1万〜1.9万円相当）の原資を事業所にもたらすものです。裏を返せば、特例要件を満たせない事業所は上位区分を取得できず、他社との賃金競争で後れを取る構造になります。転職や職場選びにおいても、「この事業所はケアプー利用を含む特例要件に対応できているか」「加算Ⅰロ・Ⅱロを実際に算定しているか」は、事業所の経営姿勢と処遇水準を測る新しい物差しになります。DXへの対応力がそのまま職員の手取りと働きやすさに直結する時代が到来しています。

自分の働き方と介護の最新動向を重ねて考える

処遇改善加算の運用ルール一つを取っても、介護業界は「任意のICT活用」から「実利用と証跡の運用能力」を問う段階に明確に移行しています。自分自身の働き方・キャリア観を整理する上でも、業界全体の動きを踏まえた選択が重要です。

「いま自分は、介護業界でどんな条件・どんな環境で働くのが最適なのか」を、制度動向の理解とあわせて考えてみませんか。kaigonewsでは、3分で完了する介護の働き方診断をご用意しています。あなたの経験・希望・価値観から最適な働き方を可視化し、処遇改善加算拡充の時代に合った選択肢を整理するヒントをお届けします。制度理解と自己分析の両方を武器に、次の一歩を踏み出してみましょう。