介護施設のための登録支援機関の選び方と切り替え

特定技能1号の外国人を受け入れる機関には、義務的支援10項目の実施が求められます。これを自社で行うか、登録支援機関に委託するかを選ぶことになりますが、多くの介護施設は委託を選びます。事前ガイダンス、生活オリエンテーション、公的手続きへの同行、母国語での相談対応といった業務を、通常の運営と並行して行うのは容易ではないためです。

ところが委託先の選び方に関する情報は、登録支援機関や人材紹介会社自身が発信しているものが大半です。料金の安さや実績数を軸にした比較が多く、施設側がどのようなリスクを負うのかという観点は薄くなりがちです。

この記事では入管の運用要領を一次資料として、法令上どのような規律があり、委託先の選定を誤ると何が起きるのかを整理します。特定の事業者を推奨することはしません。判断の材料になる制度上の事実と、確認の手順を示します。

登録取消は外国人本人の在留に波及する

運用要領には次の記載があります。「特定技能所属機関から委託を受けて支援中の場合に登録が取り消されると、1号特定技能外国人の在留資格該当性が失われる可能性もあることから、取消事由に該当することがないよう留意が必要です」。

特定技能1号の在留資格は、適合1号特定技能外国人支援計画に基づく支援が実施されることを前提としています。支援を全部委託していた登録支援機関の登録が取り消されれば、支援体制が失われた状態になります。委託先の問題が、受け入れている外国人本人の在留に及ぶという構造です。

これは料金や対応品質とは次元の異なるリスクです。委託先を選ぶときに最初に確認すべきなのは、その機関が登録を維持し続けられる健全性を備えているかという点になります。

登録が取り消される5つの場合

運用要領は登録取消の対象を次のように整理しています。

1. 登録拒否事由に該当することとなった場合
2. 届出義務を履行しなかった場合
3. 委託を受けた適合1号特定技能外国人支援計画に基づき支援業務を行わなかった場合
4. 不正の手段により登録を受けた場合
5. 求められた報告等に対し虚偽の報告等を行った場合

3番目に注目してください。支援を実際に行わないこと自体が登録取消事由です。契約だけ結んで実質的な支援が行われていない、いわゆる名義貸しに近い状態は、制度上明確に取消の対象になります。

登録が取り消されると、取消しの日から5年間は新たに登録支援機関の登録を受けられません。

再委託は法律で禁止されている

もう1つ重要な規律があります。運用要領は「特定技能所属機関から委託を受けた登録支援機関が、その委託に係る支援業務を第三者に委託することは禁止されているため、法第19条の30第1項の規定に違反したものとして登録支援機関の登録取消しの対象となります」と明記しています。

つまり支援業務の丸投げは認められていません。契約した機関が自ら支援を実施する必要があります。全国対応をうたう機関に委託する場合、遠隔地の施設への支援を誰が実施するのかは確認すべき点です。地域の協力会社に実務を任せる形になっていれば、再委託に該当する可能性があります。

① 登録簿で登録状況を確認する

入管法第19条の28により、出入国在留管理庁長官は登録支援機関登録簿を一般の閲覧に供しなければならないとされています。運用要領も「支援を委託する際に御活用ください」として登録簿のURLを案内しています。登録番号、名称、所在地、支援を行う分野などが公表されています。契約前に必ず当該機関が登録簿に掲載されていることを確認してください。

② 費用の額と内訳の明示を求める

運用要領には「特定技能所属機関から徴収する支援委託費用については、法令上の上限はありませんが、支援委託契約を締結する際に当該費用の額及び内訳を特定技能所属機関に明示してください」とあります。

ここには2つの意味があります。1つは費用に上限規制がないこと。相場より高い設定も違法ではないため、比較は施設側の責任になります。もう1つは内訳の明示が制度上求められていること。一式いくらという提示しかされない場合、この規定を根拠に内訳を求められます。

なお登録申請時には「支援委託手数料に係る説明書（予定費用）」（参考様式第2-8号）の提出が求められています。費用の透明性は制度が想定している事項です。

③ 誰が支援を実施するかを確認する

再委託は禁止されています。自施設の所在地で、実際に誰が事前ガイダンスや定期面談、公的手続きへの同行を行うのかを具体的に確認してください。担当者が常駐しているのか、遠方から出張するのか、オンラインで対応するのかで支援の実効性が変わります。

④ 母国語対応の範囲を確認する

義務的支援には母国語等での相談対応が含まれます。受け入れる予定の国籍に対応できるかは機関ごとに異なります。介護分野ではインドネシア、ミャンマー、ネパールの比率が高く、ベトナムは特定技能全体では最大でも介護に限れば3位です（都道府県別浸透度の記事で国籍別データを掲載）。ベトナム語のみ対応という機関では、介護で採用したい層に合わないことがあります。

⑤ 届出の役割分担を書面化する

随時届出は特定技能所属機関が行う必要があり、登録支援機関は代行できません。一方で支援機関が先に把握する事象もあります。情報連携の経路と期限を契約書または覚書に落としておくことで、14日以内の届出期限を守れる体制になります。詳細は届出カレンダーで整理しています。

⑥ 介護分野の実績と協議会対応を確認する

介護分野には固有の手続きがあります。初めて1号特定技能外国人を受け入れた日から4か月以内の特定技能協議会への加入、訪問系サービスに従事させる場合の申請などです。他分野中心の機関では、これらの手続きに不慣れな場合があります。

支援が形骸化している、対応が遅い、費用に見合わないといった理由で委託先を変更することは可能です。ただし手続きと空白期間の管理が必要です。

手順の流れ

1. 現契約の解約条件を確認する：解約予告期間、途中解約時の精算条件を契約書で確認します
2. 新しい委託先を選定し、支援計画との整合を確認する：1号特定技能外国人支援計画に記載された支援内容を、新しい機関が実施できるかを確認します
3. 支援委託契約を締結する：空白期間を作らないよう、旧契約の終了日と新契約の開始日を接続させます
4. 随時届出を提出する：支援委託契約の締結・終了・変更はいずれも随時届出の事由です。事由が生じた日から14日以内に、特定技能所属機関が届け出ます
5. 支援計画の変更が必要なら併せて届け出る：支援内容そのものが変わる場合は支援計画の変更に係る届出も必要です

空白期間を作らない

支援計画に基づく支援が実施されていない期間が生じることは避けるべきです。特定技能1号の在留資格は支援の実施を前提としています。契約の切り替え時に支援体制が途切れると、在留資格の要件に関わります。旧契約の終了日と新契約の開始日を連続させる設計が必要です。

外国人本人への影響を最小化する

支援機関が変わると、本人にとっては相談相手が変わります。母国語で相談できる担当者との関係が切れることは、本人にとって小さくない変化です。

• 切り替えの理由と時期を本人に事前に説明する
• 新しい担当者との顔合わせを、旧契約の終了前に設定する
• 相談履歴のうち引き継ぐべき内容を整理する（本人の同意を得たうえで）

定期面談は3か月に1回以上必要です。切り替え時期が面談の間隔をまたぐ場合、どちらの機関が実施するかを明確にしておきます。

自社支援に切り替える選択

登録支援機関に委託せず、自社で支援を実施することもできます。ただし義務的支援10項目をすべて自社で行う必要があり、母国語での相談対応や公的手続きへの同行も含まれます。また自社支援の場合、支援計画の実施が困難になったときは「1号特定技能外国人支援計画の実施困難に係る届出」（2025年4月新設）を認知の日から14日以内に提出する必要があります。委託をやめることは、この届出義務を自ら負うことでもあります。

義務的支援10項目の実施方法には選択肢があります。全部委託が一般的ですが、それ以外も可能です。

全部委託が選ばれる理由

義務的支援には、事前ガイダンス、出入国する際の送迎、住居確保・生活に必要な契約支援、生活オリエンテーション、公的手続き等への同行、日本語学習の機会の提供、相談・苦情への対応、日本人との交流促進、転職支援（自己都合退職以外）、定期的な面談・行政機関への通報が含まれます。

このうち母国語での相談対応と公的手続きへの同行は、体制がなければ実施できません。24時間の緊急時対応を求められる場面もあります。介護施設が通常の運営と並行して整えるのは負担が大きく、全部委託が選ばれる主な理由になっています。

自社支援を検討する条件

自社支援が現実的になるのは、次のような条件が揃う場合です。

• 同じ国籍の職員が複数在籍し、母国語での相談に応じられる体制がある
• 複数人を継続的に受け入れており、月額委託費の累計が担当者の人件費を上回る
• 法人内に外国人材の受け入れを専任で担当する部署がある

逆に1人だけの受け入れで自社支援を選ぶと、担当者に負担が集中します。介護労働実態調査で「外国籍労働者の仕事上のサポート役の負担が大きい」が課題の3位（22.4%）に挙がっている点は、この判断にも関わります（受け入れがうまくいかない理由で解説）。

部分委託という選択

費用を抑えたい場合、自社でできる部分を切り出す方法もあります。たとえば住居確保や公的手続きへの同行は自社で対応し、母国語での相談対応と定期面談を委託する、といった組み方です。ただし支援計画に沿って実施主体を明確にする必要があり、届出の際にどちらが実施したかを整理できる形にしておく必要があります。

支援委託費用に法令上の上限がない以上、比較は施設側で行うしかありません。ただし月額の単価だけを見比べても実態はつかめません。特定技能1号の在留期間は通算5年であり、その期間の総額で比較する必要があります。

費用が発生する場面を洗い出す

見積りを取る際、少なくとも次の区分で内訳を求めます。運用要領が契約時に「費用の額及び内訳」の明示を求めていることが、この要求の根拠になります。

• 初期費用：契約時の事務手数料、事前ガイダンス、生活オリエンテーション、送迎、住居確保の支援
• 月額の支援委託費：定期面談、相談対応、行政への届出サポート、日本語学習機会の提供
• 都度発生する費用：公的手続きへの同行、通訳の派遣、在留期間更新時の対応
• 更新時・変更時の費用：契約更新料、在留資格更新のサポート費
• 人材紹介手数料：支援委託とは別契約の場合が多い。紹介と支援を同じ機関に依頼する場合は、どちらの費目かを明確にする

5年で見る

月額の差は小さく見えても、5年分では無視できない額になります。月額1万円の差は5年で60万円です。初期費用が安く月額が高い設定と、その逆の設定では、短期では前者が有利に見えても5年では逆転することがあります。

受け入れ費用全体の相場と5年総額の試算は助成金と5年採算の記事で扱っています。支援委託費は5年総額のなかで大きな比重を占めるため、ここでの選択が採算を左右します。

安さだけで選ばない理由

費用を抑えた結果、支援が実質的に行われない状態になれば、それは登録取消事由に該当する状態です。委託先の登録が取り消されれば、在留資格該当性に影響します。極端に低い価格提示を受けた場合は、その価格でどの支援をどの頻度で実施するのかを具体的に確認してください。

途中解約の条件を先に確認する

切り替えの可能性を想定し、契約時に解約予告期間と精算条件を確認しておきます。長期の拘束条項がある契約は、支援品質に問題が生じたときに動けなくなります。年単位の自動更新条項がある場合、更新のタイミングを把握しておく必要があります。

委託先を評価するには、そもそも何が義務的支援なのかを施設側が把握している必要があります。契約書に「義務的支援一式」とだけ書かれていても、実施の有無を判断できません。

書類の有無で実施を確認する

上の表に挙げた参考様式は、定期届出の添付書類になるものが含まれます。つまり支援が実施されていれば書類が残る設計です。逆に言えば、書類が出てこない支援は実施されていない可能性があります。

年1回の定期届出の際に慌てて書類を集めるのではなく、四半期ごとに面談報告書と相談記録書を受け取る運用にしておけば、支援の実施状況を継続的に確認できます。届出は年1回になりましたが、面談は3か月に1回以上必要である以上、記録もその頻度で発生するはずです。

10番目の通報義務に注意

定期的な面談には、労働基準法違反等を知ったときの行政機関への通報が含まれます。これは支援機関が施設を通報する仕組みでもあります。適正な運営をしていれば問題になりませんが、支援機関は施設の味方であると同時に、制度上の監視機能も担っているという立場を理解しておく必要があります。

登録支援機関の選定は、料金比較より先にリスクの確認から入るべきです。委託中の機関の登録が取り消されると、1号特定技能外国人の在留資格該当性が失われる可能性があると運用要領に明記されています。委託先の問題が、受け入れている本人の在留に波及する構造です。

制度上の規律として押さえるべきは3点です。委託を受けた支援業務を第三者に再委託することは禁止されており違反は登録取消事由であること。支援を実際に行わないこと自体が登録取消事由であること。支援委託費用に法令上の上限はない一方、契約締結時に額と内訳を明示することが求められていること。

契約前には、登録簿での登録確認、費用内訳の明示、実際に誰が支援を実施するか、母国語対応の範囲、届出の役割分担、介護分野の実績と協議会対応の6点を確認してください。とくに母国語対応は、介護分野の国籍構成がインドネシア・ミャンマー・ネパール中心である点を踏まえて判断する必要があります。

切り替えは可能ですが、支援が途切れる期間を作らないことが前提です。支援委託契約の締結・終了はいずれも14日以内の随時届出事由であり、届出義務は施設側にあります。本人にとっては相談相手が変わる変化でもあるため、事前の説明と引き継ぎを設計に含めてください。